Главная Где найти ответ

Правильное хранение документов


Перед тем как перерабатывать образец, как правило необходимо внимательно исследовать приведенные в нем пункты статей закона. В настоящем они могут потерять силу. Сэкономленные деньги для всех приятны. Качественный образец поддержит в устранении проблем при составлении документа. Это откроет возможность сэкономить на оплате юриста.

Каждый наверняка задавался таким вопросом, как хранить правильно документы. Необходимо выбирать место для документации в соответствии с несколькими правилами. Должно быть оно удобным, легко доступным, безопасным, а также не находиться на виду.

Самым надежным местом для документации, безусловно, является сейф. Но если не имеется желание затрачивать время и деньги на его приобретение, то альтернативой может стать банковская ячейка. Но даже в квартире есть возможность отыскать такое место, где вся документация будет находиться в полной безопасности.

Может быть это книжная полка, антресоли, сервант либо книжный шкаф. Полку для большей надежности заказать можно и с двойным дном. Здесь, в общем, зависит все лишь от возможностей и фантазии. Конечно, стоит заботиться и о чистоте места хранения документов. Сегодня существуют специальные клининговые компании, для которых уборка квартир спб, а также уборка офисов является основной деятельностью. Можно к ним обратиться за помощью.

Также можно документацию разделить на части и убрать ее в разные тайные места. Это с одной стороны удобно, поскольку все документы находится, будут в надежных местах и даже при краже, существует вероятность, что на месте большая из них часть останется. Однако забывать не стоит и о легкодоступности. Важно это в случае возникновения чрезвычайной ситуации, способна, которая заставить людей быстро покидать жилье.

При раздельном хранении документации, необходимо грамотно структурировать документы и тогда будет очень отыскать нужную бумагу.

Однако как правильным образом классифицировать документы? Тут самым лучшим вариантом будет их разделить на четыре «категории» – «финансы», «работа», «семья», «дом». Лучше для каждой из этих категорий завести отдельную папку. Документы помимо этого разделить можно по принадлежности к каждому члену семьи.

Правильное хранение документов

Каждый наверняка задавался таким вопросом, как хранить правильно документы. Необходимо выбирать место для документации в соответствии с несколькими правилами. Должно быть оно удобным, легко доступным, безопасным, а также не находиться на виду.

Самым надежным местом для документации, безусловно, является сейф. Но если не имеется желание затрачивать время и деньги на его приобретение, то альтернативой может стать банковская ячейка. Но даже в квартире есть возможность отыскать такое место, где вся документация будет находиться в полной безопасности.

Может быть это книжная полка, антресоли, сервант либо книжный шкаф. Полку для большей надежности заказать можно и с двойным дном. Здесь, в общем, зависит все лишь от возможностей и фантазии. Конечно, стоит заботиться и о чистоте места хранения документов. Сегодня существуют специальные клининговые компании, для которых уборка квартир спб. а также уборка офисов является основной деятельностью. Можно к ним обратиться за помощью.

Также можно документацию разделить на части и убрать ее в разные тайные места. Это с одной стороны удобно, поскольку все документы находится, будут в надежных местах и даже при краже, существует вероятность, что на месте большая из них часть останется. Однако забывать не стоит и о легкодоступности. Важно это в случае возникновения чрезвычайной ситуации, способна, которая заставить людей быстро покидать жилье.

При раздельном хранении документации, необходимо грамотно структурировать документы и тогда будет очень отыскать нужную бумагу. Однако как правильным образом классифицировать документы? Тут самым лучшим вариантом будет их разделить на четыре «категории» – «финансы», «работа», «семья», «дом». Лучше для каждой из этих категорий завести отдельную папку. Документы помимо этого разделить можно по принадлежности к каждому члену семьи.

Хранение документов в архиве предприятия

Киев.

Хранение документов в архиве предприятия, организация архивного хранения документов .

Хранение документов в архиве

Основные требования по организации архивного хранения документов как и правила хранения документов в архиве устанавливают «Правила работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденные приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16. Данные правила распространяются не только на органы государственной власти и местного самоуправления, но и на предприятия, учреждения и организации.

Предусмотренная Правилами №16 схема организации хранения документов на предприятиях может выглядеть следующим образом:

Схема организации хранения документов на предприятиях

В соответствии с п.2.1 Правил №16 для хранения документов, законченных в делопроизводстве, на предприятиях создаются архивы. Руководство предприятия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил №16).

В своей деятельности архив предприятия руководствуется законами и другими нормативно-правовыми актами Украины, а также Положением об архиве предприятия. (п.2.3 Правил №16). В штатное расписание предприятия вводится должность заведующего архивом. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями, которые утверждаются руководителем предприятия (абзац третий п.2.6 Правил №16). Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников (инспектор по кадрам, заведующий канцелярией, делопроизводитель, секретарь и т.д.) целесообразно включить положения, обязывающие последних сдавать документы в архив предприятия, готовить их к сдаче в государственный архив и т.д.

Организация архивного хранения документов подразумевает:

  • прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных документов;
  • контроль состояния хранения и правильности оформления документов в структурных подразделениях предприятия;
  • составление и согласование сводной номенклатуры дел, проверка соответствия формирования документов в дела утвержденной номенклатуре;
  • проведение предварительной экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рассмотрение ЭК предприятия проектов описей документов, отнесенных к НАФ, описей дел длительного хранения, лписей дел по личному составу работников предприятии и актов об изъятии для уничтожения документов, которые не отнесены к НАФ;
  • организация в установленном порядке использования архивных документов, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов и т.п.
  • С момента создания и до сдачи документов в архив предприятия они хранятся по месту формирования дел, т.е. в структурных подразделениях. На небольших предприятиях хранение может осуществляться централизованно в службе делопроизводства. В рабочих комнатах дела должны храниться вертикально в закрывающихся шкафах. Выдача дел во временное пользование другим структурным подразделениям или другим предприятиям осуществляется с разрешения руководителя предприятия (п.п. 3.3.2 Правил №16).

    Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

    Архивная обработка документов. находящихся на хранении в архиве организации, включает в себя целый комплекс мероприятий по систематизации и упорядочению документации в соответствии с нормативными документами, регламентирующими деятельность в сфере архивного дела, при строгом соблюдении правил архивирования документов. Важнейшей составляющей процесса архивирования документации является соблюдение сроков хранения документов в архиве. установленных «Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», утвержденным приказом Министерства юстиции от 12.04.2012 г. N 578/5.

    Каковы же, в общем виде, условия хранения документов в архиве ?

    Правила №16 содержат ряд требований к помещениям архива, электро- и противопожарному оборудованию архива, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам, оборудованию архива, размещению документов в архивохранилище, а также к порядку выдачи и проверке наличия и состояния дел.

    Определенные требования к условиям хранения документов бухгалтерского учета выдвигает и Положение об условиях хранения архивных документов (зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 04.02.2003 г. №89/7410).

    Хранилище архива должно быть удалено от других производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением либо применением огнеопасных, химических веществ, пищевых продуктов и не должно иметь с ними общих вентиляционных каналов. Кроме того, в хранилище запрещено прокладывать газовые, водопроводные, канализационные и иные магистральные трубопроводы. В соответствии с п.п. 8.1.4 Правил №16 в помещениях архива должен быть запасной выход. Внешние двери помещения изолируются металлом, в нерабочее время они опечатываются.

    Требования к электро- и противопожарному оборудованию архива предусматривают необходимость проведения электропроводки только в скрытом виде, хранилища должны быть оборудованы пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения. Запрещаются курение и применение нагревательных электроприборов.

    Основным требованием к температурно-влажностному режиму является требование к параметрам температуры (+17 - +19 град.С) и относительной влажности (50-55%).

    В случае выявления в помещениях плесени, насекомых, грызунов проводятся дезинфекция, дезинсекция, дератизация. В помещениях запрещается хранение посторонних предметов, употребление пищевых продуктов, разведение цветов (п. 7.4 Положения об условиях хранения архивных документов ).

    Устанавливаются также правила и требования к размещению стеллажей с документами. Документация на них должна размещаться таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были размещены в порядке ежегодных поступлений. Кроме того, содержится прямой запрет на хранение архивных дел штабелями на полу, подоконниках и в других не предусмотренных для этого местах.

    Правила хранения бухгалтерских документов

    Примерно 80 % всего документооборота организации это бухгалтерская документация. Поэтому проблема правильного хранения и своевременного уничтожения документов актуальна для всех бухгалтеров. В законодательстве установлен как порядок, так и сроки хранения бухгалтерских документов. Основной документ, регулирующий данную область деятельности бухгалтерии – ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме того, регулирующие нормы имеются в ФЗ «О бухгалтерском учете» и НК РФ.

    Так, в 17-той статье закона «О бухгалтерском учете» говорится, что все организации обязаны хранить документацию в течение сроков, установленных правилами ведения архивного дела, но минимальный срок не должен быть меньше 5-ти лет. То же подтверждает и закон от 06.12.2011 №402-ФЗ, который скоро вступит в силу. Налоговый кодекс обязывает плательщиков обеспечивать сохранность документов налогового и бухгалтерского учёта в течение 4-х лет. Организуя порядок хранения документации любая организация, независимо от того, сама она занимается учётом или какая-то сторонняя фирма ведёт её абонентское бухгалтерское обслуживание. должна уделять особое внимание Перечню типовых управленческих архивных документов. Данный перечень включает в себя все управленческие архивные документы, которые могут образовываться в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения.

    Интересно, что к архивной документации относятся все документы, независимо от носителя: бумажного или электронного. Ответственность за организацию хранения документов лежит в первую очередь на руководителе; за сохранность же первичных документов и регистров отвечает так же и главный бухгалтер предприятия. В случае утраты каких-либо документов руководитель обязан издать приказ о создании комиссии по расследованию сего факта.

    К грубым нарушениям законодательства НК относит отсутствие первичной документации, регистров или счетов-фактур, и так же систематическое неправильное отражение хозяйственных операций. За нарушение порядка хранения документов предусмотрена административная ответственность, и штраф для должностных лиц может составлять от 2000-3000 рублей. Что же касается отсутствия первичных документов, то НК карает это штрафом, минимальный размер которого – 5000 рублей (ст. 120 НК РФ). Организация, которая по какой-то причине не осуществляет свою деятельность и которой предстоит сдать нулевую отчетность. тоже не должна забывать о правильной организации документооборота, хотя в данном случае объём документов будет значительно меньше.

    Ответственность наступает и в том случае, если документы уничтожены раньше установленного срока. Если срок хранения уже прошёл, на предприятии создаётся ликвидационная комиссия, организующая упорядочение документов и их передачу в государственные или муниципальные архивы. В иных случаях документы уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

    Вообще могут быть только 2 варианта хранения документов:

  • «внеофисное»
  • и внутриофисное.
  • Если организация решает хранить документы в офисе, то она должна выделить для этого отдельное помещение, специально оборудованное для этих целей полками, стеллажами или глухими шкафами. От чего зависит выбор способа хранения документов? От многих факторов: от финансовых возможностей, объёма документации, отраслевой специфики и требований службы безопасности. Всё это относится и к тем предприятиям, которые получают услуги бухгалтерского обслуживания от сторонних организаций.

    Источники:
    mosadvokat.org, arhivarius.com.ua, buxgalteria.com

    Следующие статьи:


    Правила составления искового заявления.

    Как правильно составить исковое заявление. Форма и содержание. Подробнее...