Хранение документов


В соответствии с рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной 27 апреля 1988 г. коллегией Главархива СССР, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Службы, занимающиеся документационным обеспечением управления, в различных организациях могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач. Основными задачами службы делопроизводства является внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами. В состав службы делопроизводства могут включаться другие структурные подразделения: экспедиция, секретариат, курьерская служба, группа регистрации и контроля, протокольная группа, копировально-множительное бюро, архив и др.

Основа организации труда работников службы делопроизводства — четкое определение и разграничение присущих ей функций между подразделениями внутри службы делопроизводства и исполнителями, иными словами для организации документооборота. Разделение функций отражается в организационно-правовых документах — в положении о службе делопроизводства и ее подразделениях (если они существуют) и должностных инструкциях работников службы делопроизводства. Положение о службе делопроизводства разрабатывает руководитель службы или структурного подразделения внутри службы и утверждает руководитель организации. В свою очередь, Положение о структурном подразделении службы делопроизводства (например, об экспедиции, секретариате, курьерской службе, группе регистрации и контроля, протокольной группе, копировально-множительном бюро, архиве и т.д.) разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем службы делопроизводства. Утверждает его руководитель службы делопроизводства.

Положение о службе ДОУ или ее структурном подразделении обычно состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, функции, обязанности, права, взаимоотношения и связи, организация работы, ответственность. Положение визи- руется руководителем службы персонала, юридическим отделом организации, а также заместителем руководителя организации, курирующим работу службы ДОУ. Примерное положение о службе ДОУ приведено в приложении 1. Отдельно по той же схеме разрабатывается положение о руководителе службы ДОУ и положение о руководителе структурного подразделения в составе службы ДОУ. Примерное положение о руководителе службы ДОУ приведено в приложении 2. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается для каждого работника службы ДОУ на основе должностных инструкций для отдельных категорий работников с учетом требований действующих нормативных актов. В соответствии с рекомендациями ГСДОУ должностная инструкция работника службы делопроизводства может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы. В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например: основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов; порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник; профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций; например, регистрация документов может слагаться из таких работ: заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д. В разделе «Обязанности работника» указываются особенности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации; предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.); требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В разделе «Права работника» определяются права работника в ходе реализации порученных ему функций и выполнения обя- занностей. В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовывают- ся и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника должностной инструкцией. Примерные должностные инструкции работников службы ДОУ приведены в приложениях 3–7. Должностные инструкции утверждает руководитель службы ДОУ.

По мере необходимости, обычно раз в два-три года, должностная инструкция пересматривается и корректируется в соответствии с изменившимися условиями работы и квалификацией исполнителя. В службе ДОУ должны работать специалисты с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ согласно ст.

57 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо устанавливать в соответствии со штатным расписанием. Однако во избежание будущих осложнений, связанных с возможными изменениями трудового законодательства (недаром древние китайцы называли Россию страной долгих ожиданий и стремительных перемен), все-таки рекомендуем определять наименования должностей в штатном расписании по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что Классификатор предлагает богатый выбор — разнообразные наименования должностей сотрудников служб ДОУ представлены в следующих трех категориях:

1) руководители (административный секретарь, ответственный секретарь коллегии, управляющий делами, заведующий архивом, заведующий канцелярией, заведующий копировально- множительным бюро, заведующий экспедицией, заведующий машинописным бюро, начальник отдела по защите информации);

2) специалисты (документовед, инженер (специалист, техник) по защите информации, инспектор, инспектор-делопроизводитель, инспектор по кадрам, инспектор по контролю за исполнением поручений);

3) другие служащие (архивариус, делопроизводитель, секретарь руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор). Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления — это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Специалисты с высшим образованием могут начать свое продвижение по службе с должности секретаря руководителя или документоведа. Каждая следующая ступень карьеры предполагает наличие определенного стажа работы в сфере документационного обеспечения управления или увеличение объема профессиональных знаний, полученных в учебных заведениях или на курсах повышения квалификации. К примеру, выпускник вуза, получивший диплом по специальности «Документоведение», после трех лет работы в должности документоведа может претендовать на должность документоведа 2-й категории, а еще через три года работы — на должность документоведа 1-й категории. Требования, предъявляемые к руководителям структурных подразделений, занимающихся ДОУ, также определяются Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Однако на практике руководи- тели организаций при приеме на работу работников службы ДОУ нередко руководствуются соображениями, отличающимися от требований Квалификационного справочника. В одних организациях эти требования более строгие, в других — менее. Нередко руководители организации «компенсируют» вновь принятому работнику низкую зарплату звучным названием должности.

Например, единственный в организации экспедитор (работник, осуществляющий прием и обработку входящих и исходящих документов), даже если у него в подчинении нет ни одного сотрудника, может именоваться в приказе о приеме на работу, в трудовом договоре и в трудовой книжке «заведующим экспедицией». Следует отметить, что в последнее время руководители, понимая, что доверить документационное обеспечение своей организации можно только подготовленному специалисту, все чаще стремятся сформировать службу ДОУ из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоретическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях.

Сотруднику службы документационного обеспечения управления необходимо знать требования нормативных документов, регламентирующих процессы работы с документами, в первую очередь несколько устаревшей, но все еще действующей Государственной системы документационного обеспечения управления, одобрен- ной коллегией Главархива СССР 25 мая 1988 г. Кроме того, от сотрудников службы делопроизводства сейчас требуется уверенное знание на уровне опытного пользователя определенного набора компьютерных программ: операционной системы, принятой к применению в данной организации, т. е. базовой программы, под управлением которой работает остальное программное обеспечение (как правило, это операционная система Microsoft Windows); текстовых редакторов (в подавляющем большинстве организаций используется программа Microsoft Word различных версий); электронных таблиц (Microsoft Excel); системы управления базами данных (Access, 1C, FoxPro и т.д.); коммуникационных программ для обмена электронными сообщениями и доступа в Интернет (Internet Explorer, Outlook и др.); перевода графических файлов в текстовые инаоборот (OCR— оптическое распознавание символов и др.), использующихся для перевода традиционных бумажных документов в электронный вид и ввода документов в базы данных с помощью сканера; электронных словарей и программ-переводчиков, которые применяются, если у организации есть партнеры за рубежом или в организации работают с информационно-справочной документацией на иностранном языке.

Источник: funnycong.ru


01-03-2013

Как составляется договор

Вы знаете что должно быть в договоре, узнайте как правильно все это изложить. Подробнее...