Электронный документооборот - Новый национальный стандарт

При переходе организации на электронный документооборот необходимо руководствоваться рекомендациями нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования». Указанный стандарт регулирует процессы управления документами всех форматов и на всех носителях государственных и коммерческих организаций и содержит положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, а также методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы. В новом стандарте использованы нормативные ссылки на сле-
дующие стандарты:

ИСО 5963—85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей; ИСО 5127—2002 Информация и документация. Словарь; ИСО 9001—2000 Системы менеджмента качества. Требования; ИСО 14001—96 Системы управления окружающей средой.

Требования и руководство по применению.

Стандарт состоит из следующих 11 разделов. Область применения. Нормативные ссылки. Термины и определения. Преимущества управления документами. Регулирующая среда. Политика и ответственность. Требования к управлению документами. Проектирование и внедрение документной системы. Процессы управления документами и контроль. Мониторинг и аудит. Обучение.

Согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 управление документами распространяется на практическую деятельность как управляющих документами, так и любых других лиц, создающих или использующих документы в ходе их деловой деятельности.
Управление документами в организации в соответствии с новым стандартом должно включать следующие необходимые процедуры:

принятие политики и стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности и полномочий по управлению документами; установление и распространение процедур и руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов; проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности.

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования» включает в себя положения о большом значении документов в организации и в обществе, повышает статус службы ДОУ. Согласно новому национальному стандарту документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

Система управления документами позволяет создать информационный ресурс деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Документы позволяют организациям:

осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; обеспечивать и доку ментировать формирование политики и принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствиемдокументальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Чтобы обеспечить непрерывность деловой деятельности, соблюдение соответствия регулирующей среде и обеспечения необходимой подотчетности, организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого в организации должна быть принята и выполняться комплексная программа управления документами, которая складывается из решения следующих задач:
а) разработка перечня документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;
б) принятие решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;
в) выработка требований к составу метаданных, их структуре и управлению ими (метаданные должны отражать операции деловой деятельности или быть постоянно связанным или объединенным с ними. При этом структура документа, т.е. его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами, должна оставаться неизменной; в документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования документа (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники), должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими в совокупности документ);
г) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, сроков хранения документов;
д) принятие решения о том, как организовать документы, с тем чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;
е) оценка рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;
ж) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;
з) проверка соответствия правовым требованиям, регулирующей среде, стандартам и политике организации;
и) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;
к) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;
л) определение и оценку возможностей повышения эффективности, результативности или качества организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами.

Правила создания документов и метаданных о документах и их включения в систему должны быть инкорпорированы в процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий. Долгосрочное планирование деловой деятельности и меры в случае непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что документы, важные для продолжительного функционирования организации, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости. Стратегия управления документами в организации должна основываться на разработке и принятии политики, процедур и практики, а также проектировании и внедрении документных систем в соответствии с оперативными потребностями организации и регулирующей средой.

Принятая организацией стратегия документирования собственной деловой деятельности должна определять, какие документы требуются, когда, как и где они должны быть включены в документные системы. Стратегия внедрения соответствующих документных систем может включать следующие направления:

проектирование документных систем; документирование процессов функционирования документных систем; подготовка сотрудников, работающих с документами; конвертация документов в новые документные системы, форматы; установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения; определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 стратегия управления документами должна быть документально зафиксирована в Стратегическом плане по управлению информацией, который должен входить в состав плановой документации организации. Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы. В соответствии с разделом «Проектирование и внедрение документной системы» указанного стандарта любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
Документная система должна в соответствии с установленным порядком включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности; организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя документов (тем самым делая ее «прозрачной»); защищать документыот несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
функционировать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах; обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным. Надежность системы должна быть документально зафиксирована путем создания и сохранения документов, относящихсяк функционированию системы. Такие документы должны подтверждать, что система соответствует критериям, перечисленным выше.

Документная система должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов в системе. Аналогично этому, при передаче документов из одной документной системы в другую она должна проводиться таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов. Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения в документной системе должны применяться контрольные меры, такие, как мониторинг доступа, верификация пользователя. Уничтожение документов и их засекречивание должны быть санкционированы соответствующими распоряжениями и нормативными актами.

Такой контроль может осуществляться внутри самой документной системы или быть внешним по отношению к конкретной системе. Вотношении электронных документов организация должна предусмотреть меры, направленные на то, чтобы любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы не повлияли на качество сохранности документов. Документные системы следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе (в том числе при конвертации форматов, миграции между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) в течение всего периода их хранения.

Документные системы должны обеспечивать своевременный и эффективный доступ к документам и поиск документов, необходимых для продолжения деловой деятельности и выполнения требований отчетности. В то же время системы должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечить сохранность документов. Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения. Документные системы должны также обеспечивать процессы хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения. Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла документа, в том числе на стадии проектирования документных систем.

Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора (изъятия) документов из документационной системы для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы должны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспечивающие отслеживание всех действий по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение.
Документационные системы в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, регулирующей средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие документной системы таким требованиям должно регулярно проверяться, а документы этих проверок должны сохраняться в целях доказательства. Документные системы должны управлять документами, являющимися результатом всех видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения. Документы должны создаваться и сохраняться системно.

Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Документная система должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею. Документные системы должны быть способны поддерживать альтернативные варианты размещения документов. В некоторых случаях, если правовая и регулирующая среда позволяют это, документы могут физически храниться в одной организации, а ответственность и контроль управления ими могут возлагаться либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган. Такой порядок размещения, различающий хранение, владение и ответственность за документы, особенно подходит для документов в электронных документных системах.

Перемещение документов может происходить в любое время, при этом они должны быть контролируемыми и документально оформленными. Таким образом, новый стандарт содержит рекомендации по организации внеофисного хранения документов, в том числе электронных (см. приложение 44).

Особое внимание в новом национальном стандарте уделяется методологии проектирования и внедрения документных систем. Проектирование и внедрение документных систем включает в себя решение следующих задач (они могут выполняться на различных стадиях, многократно, частично или постепенно, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами):

предварительное обследование — сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования; изучение и целей и задач организации, ее структуры, правовой, регулирующей, деловой и политической среды, критических факторов и критических недостатков, связанных с управлением документами; анализ деловой деятельности — сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования, касающейся идентификации и документирования каждой функции, вида деловой деятельности и операции; установление их иерархии; моделирование процессов и составляющих их операций; определение требований к документам — сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования о каждой функции, виде деловой деятельности и операции, реализуемых при помощи документов; определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами; четкое формулирование и документальное оформление требований к документам; выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции; оценка существующих систем — идентификация и анализ существующих документных и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам; определение стратегий соблюдения требований к документам — стратегия соблюдения требований к документам, установление политики, стандартов, процедур и практических действий; проектирование новых систем и внедрение систем таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система), существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться;
проектирование документной системы — стратегия, процессы и практика, описываемые в стандарте; обеспечение того, чтобы документная система поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им; оценка и, в случае необходимости, перепроектирование процессов деловой деятельности, применяемых в деловой деятельности систем, а также действующих коммуникационных систем для включения в них управления документами; внедрение документной системы — должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы документных систем с процессами деловой деятельности и связанными с ней системами; обследование после внедрения — непрерывный процесс сбора информации о работе документной системы путем интервьюирования работников и основных исполнителей при помощи анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер; проверка и оценка работы документной системы; инициирование и мониторинг корректирующих действий; установление режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки. Стандарт содержит положения о прекращении применения докуметных систем, в соответствии с которыми в случае прекращения функционирования документной системы или утраты ею легитимности документы больше не могут включаться в систему, однако находящиеся в системе документы должны продолжать быть доступными. Документы могут быть перемещены из системы в соответствии с действующими правилами хранения и отбора (передачи) или в соответствии со стратегиями конвертации и миграции. Процесс прекращения применения документной системы должен быть документально зафиксирован, поскольку это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему находящихся в системе, включая планы конвертации или преобразования данных.

Раздел стандарта «Определение сроков хранения» не вступает в противоречие с ранее принятыми в нашей стране нормативными актами, поскольку содержит положение о том, что при определении сроков хранения документов должны учитываться права и интересы всех заинтересованных лиц. Управление хранением документов должно осуществляться для соответствия текущим и будущим потребностям деловой деятельности посредством:

сохранения информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем; сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности; своевременного, санкционированного и систематического уничтожения документов, которые больше не используются; сохранения контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными, даже в тех случаях, когда документные системы, в которых они хранятся, прекратили существование или подверглись существенным изменениям; соответствия правовым требованиям путем обеспечения документирования, разъяснения и применения регулирующей среды в сфере управления документами в конкретном направлении деловой деятельности; соответствия текущим и будущим потребностям внутренних и внешних заинтересованных лиц посредством идентификации законных интересов, которые заинтересованные лица могут иметь в отношении сохранности документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить деловые партнеры, клиенты и другие лица, на которых влияют решения и действия данной организации, а также те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях отчетности (аудиторы, органы власти и управления, органы следствия, архивные органы или исследователи); установления и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других позитивных результатов от сохранения документов для служения интересам исследователей и общества в целом; соблюдения требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства.

К документам длительного срока хранения обычно относятся документы, обеспечивающие доказательство и информацию о политике и действиях организации, доказательство и информацию о взаимодействии организации с обслуживаемыми ею клиентами, документально фиксирующие права и обязанности отдельных лиц и организаций, использующиеся для создания «памяти» об организации в научных, культурных или исторических целях, содержащие доказательство и информацию о деятельности, представляющей интерес для внутренних и внешних заинтересованных лиц. Стандарт определяет критерии, в соответствии с которыми документы следует включать в документную систему: «Информацию,ьзафиксированную на материальном носителе, следует включать в документную систему в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организацию или частное лицо к действию, служит для отчетности организации или частного лица, атакже документально фиксирует действие, решение или процесс принятия решения». Методы, обеспечивающие включение документа в документную систему, могут включать классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, производить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также поиск, отбор и идентификацию особо ценных документов; упорядочение документов путем создания логической структуры и последовательности как для бумажных дел, так и для электронных директорий, что упрощает последующее использование документов и справочную работу; регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в документной системе; построение определенного алгоритма (описание контекста, обеспечение доказательства месторасположения документа; идентификация невыполненного действия; идентификация лиц, имеющих доступ к документу, и времени доступа; обеспечение доказательства операций, произведенных с документом). В соответствии с новым национальным стандартом основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а дополнительным назначением — упрощение поиска документа.

Регистрация включает краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы. Регистрация формализует включение документа в документную систему. Документы могут быть зарегистрированы в документной системе как централизованно, так и децентрализованно. В электронной среде документные системы могут быть спроектированы так, чтобы регистрировать документы посредством автоматических процессов, не требующих вмешательства сотрудника службы управления документами.

При этом документ регистрируется при включении его в документную систему; до завершения регистрации не разрешается предпринимать каких-либо действий, влияющих на документ.
Большое внимание уделено в стандарте документированию процессов управления документами. Документация, описывающая процессы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко определены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение. Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны документально зафиксировать требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами.

Все решения о включении документов в систему и установлении сроков хранения документов должны четко документироваться и сохраняться. Эти решения могут представлять собой инструкцию по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация по анализу или другим оценкам, результатом которых явилось принятие решений о включении документов в систему и сохранении документов, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству.

Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, явившихся результатом каждого вида деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко идентифицированы. Также должны использоваться инструкции по передаче документов на альтернативные средства хранения (например, внесетевое хранение). При необходимости такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким, как архивные органы, аудиторы и т.д. Следует сохранять документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение.

Стандарт также определяет необходимость долгосрочных программ обучения в области управления документами для работников разных уровней, ответственных за создание документов и включение этих документов в документные системы организации.

Источник: funnycong.ru