Письма-приглашения

Письма данного типа содержат приглашение на мероприятие, проводимое организацией для широкой общественности (так называемые PR-мероприятия).

В письмах-приглашениях отражается имидж организации, поэтому важно, чтобы при оформлении этого типа писем не было никаких неточностей. Все, что связано с благоприятным имиджем организации, требует особого внимания, поэтому лучше приглашения на PR-
мероприятия заказать в типографии, особенно если на мероприятие ожидаются представители власти или руководители организации. Однако современные компьютерные технологии при наличии у сотрудника службы ДОУ соответствующих навыков и художественного вкуса позволят выполнить приглашение на лазерном принтере с использованием специальной плотной бумаги. Тщательной проработки требует и текст, в нем указывается, кто, когда, где и по какому поводу проводит мероприятие. В приглашении желательно обратиться к адресату по имени-отчеству (особенно если речь идет о руководителе организации).

Если в списке приглашенных указаны только фамилии, сотруднику службы ДОУ следует обратиться по телефону в организацию, в которой работает приглашенный, и уточнить у секретаря или работника кадровой службы имя и отчество сотрудника, если необходимо, объяснив, для каких целей понадобилась эта информация. Письма-приглашения рассылаются за две недели до намеченного события одновременно по факсу и электронной почте; VIP - персонам приглашения доставляются лично в руки с посыльным. Затем, накануне события, необходимо позвонить приглашенным, чтобы напомнить им о предстоящем событии, и поинтересоваться, придут ли они.
Образец письма-приглашения приведен в приложении 41.

Письма-извещения

Письма-извещения сообщают адресату о важном для него событии, требующем определенной реакции.

С одной стороны, они близки по содержанию к информационным письмам, с другой — к письмам-претензиям и письмам-напоминаниям. Приведем примеры текстов писем-извещений:
«Извещаем вас, что ваша задолженность за электроэнергию превышает допустимые пределы… В случае неуплаты в срок до… мы вынуждены…»
«Сообщаем, что в соответствии с изменениями в законодательстве изменился порядок расчета…»

Источник: funnycong.ru