Приложение №6


Примерная должностная инструкция секретаря руководителя

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись, инициалы, фамилия

Дата

Должностная инструкция секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя службы ДОУ.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.4. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает cooтветствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных него обязанностей.

1.5. Секретарь должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и документационного обеспечения управления; структуру и руководящий состав организации и ее подразделений; организацию ДОУ; правила оформления и методы обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила подготовки документов с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда управленческих работников; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Секретарь выполняет следующие обязанности:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обесчечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию. Передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, предает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (факсу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте: проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.15. Копирует документы на персональном ксероксе.

2.16. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.17. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать руководителю организации обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, —в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, —в соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба —в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве


01-03-2013

Как написать заявление на развод

В каждом суде висит образец заявления о расторжении брака. Но, даже при наличии образца, следует знать основные правила написания искового заявления о разводе. Читать далее