Главная Юристы отвечают

Опись передаваемых документов


Сложить правильный образец у специалиста стоит хороших денег. Потому что это имеет решающее значение. Начальник бессознательно формирует суждение о человеке, что изложил собственные взгляды, воспринимая документ и его содержание. В жизни заявление это отражение личности заявителя. В проблемах, если решение зависит от интеллектуального состояния это является критично ответственным.

Архивация бумажных документов

Есть компании предоставляющие услугу по внутреннему описыванию документов при их передаче к хранению в архив. Также ее именуют опись дел структурного подразделения, а так же сдаточная опись – это классификатор, в котором раскрывается состав, количество единиц хранения. На основании данной бумаги составляют другие хранимые справочники: каталоги, путеводители, указатели и др.

Из чего состоит опись передаваемых документов в архив? В состав описной документации постоянно входят: статьи с описанием определяемых на хранение единиц; итоговая подпись; лист-заверитель дела; справочный каталог; титульный лист, оглавление, информация про компанию и другие данные, упрощающие работу с описной документацией. Обособлённая статья с описанием предаваемых на архив бумаг включает: порядковое число, дату, индекс, заголовок, срок сохранения дела, тома или части, количество листов в них.

А как составляется опись? Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах. Самый первый отправляется в архив, а другой остается в организации. Из собранных структурными подразделениями компании описных документов формируется сводный документ.

Бланки и образцы

Скачать бланки договоров, заявлений, справок, приказов и других документов. Постановления Правительства РФ

Акт приема-передачи документов

Опубликовал(а): admin в: 03.02.2013

Акт приема-передачи документов – это официальный документ по средствам которого документально оформляется прием или передача документов от одного человека другому.

Данный акт является частью договора заключенного между контрагентами, обычно акт приема-передачи документов составляется по требованию организации, в случаи затребования ей необходимых документах.

Данный документ является официальным, а значит имеет юридическую силу, в следствии чего, после подписания акта приема-передачи документов между участниками возникают взаимные юридические обязанности согласно этому акту. Поэтому при возникновении каких либо споров между сторонами заключившими данный акт, стороны в праве обратится в суд с иском в защиту своих интересов и представить «акта приема-передачи документов» в качестве доказательства обоснованности своих требований.

В Российской Федерации законодатель не установил форму составления акта приема-передачи документации, поэтому любое юридическое лицо в праве самостоятельно разработать форму составления данного документа, однако существует строго определенный перечь требований к составлению акта приема-передачи документов:

  • название документа;
  • дата составления акта;
  • место составления акта;
  • полное название организации составившей документ (первая сторона акта);
  • должность и ФИО лица непосредственно составил акт;
  • полное название предприятия (вторая сторона акта);
  • должность и ФИО лица адресата;
  • полный перечень документов, которые необходимо передать (количество экземпляров: оригиналов документов, копий документов);
  • регистрационные номера выше перечисленных документов;
  • подписи представителей организаций участников акта;
  • печать организации (составителя акта приема-передачи документов).
  • Рассмотренный выше документ является двусторонним и составляется в двух экземплярах. Соответственно, один экземпляр остается у первой стороны (организации, которая составила данный акт), а второй экземпляр передается второй стороне (организации для которой был составлен акт приема-передачи документов).

    Опись передаваемых документов

    Архивация бумажных документов

    Есть компании предоставляющие услугу по внутреннему описыванию документов при их передаче к хранению в архив. Также ее именуют опись дел структурного подразделения, а так же сдаточная опись – это классификатор, в котором раскрывается состав, количество единиц хранения. На основании данной бумаги составляют другие хранимые справочники: каталоги, путеводители, указатели и др.

    Из чего состоит опись передаваемых документов в архив? В состав описной документации постоянно входят: статьи с описанием определяемых на хранение единиц; итоговая подпись; лист-заверитель дела; справочный каталог; титульный лист, оглавление, информация про компанию и другие данные, упрощающие работу с описной документацией.

    А как составляется опись? Опись документальных материалов выполняется по установленной форме в двух экземплярах. Самый первый отправляется в архив, а другой остается в организации. Из собранных структурными подразделениями компании описных документов формируется сводный документ.

    Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

    Страницы:

    Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
  • Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
  • Если такая форма переписки определена договором.
  • Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
  • Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

    Рекомендации по составлению описи

    Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, 'Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован'. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

    Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: 'Оригинал заявки с подписью' или 'Жалоба с подписью, заверенной нотариально', а не так 'Заявка', 'Жалоба'. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

    Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .

    Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

    Источники:
    mosadvokat.org, 101prikaz.ru, hw4.ru

    Следующие статьи:


    Правила составления договоров.

    С договорами сталкивались все. Но не каждый умеет составить договор правильно. Предлагаем узнать как правильно составить договор. Подробнее...