Письма-подтверждения

Письма-подтверждения обычно являются ответом на сопроводительные или договорные письма и удостоверяют факт получения письма, бандероли, документов, каталогов и т.д., например:

«Подтверждаем получение информационных материалов, буклетов и каталогов. Мы сообщим о нашем решении в ближайшее время». «С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению». Письма этого вида могут также содержать подтверждение ранее имевшейся устной или письменной договоренности о чем-либо с адресатом письма, например: «Подтверждаем достигнутую по телефону договоренность о поставке комплектующих (перечень прилагается) Вашей организацией. Просим подготовить проект договора и выслать нам в трехдневный срок».

Письма-напоминания

Письма-напоминания являются способом урегулирования конфликтной ситуации, когда деловой партнер по какой-либо причине уклоняется от выполнения взятых на себя обязательств или от общения по телефону.

Поэтому письмо-напоминание строится по следующей схеме: в первой части автор напоминает о необходимости совершить какие-либо действия, во второй предупреждает о последствиях в случае, если напоминание не достигнет цели. Пример текста письма-напоминания: «Напоминаем, что в соответствии с договором № 23 от 15 августа 2009 г. о поставке комплектующих ваша организация взяла на себя обязательства поставить следующие изделия… в срок до 1 августа 2009 г., однако условия договора не были выполнены. В случае невыполнения обязательств в срок до 20 августа 2009 г. мы будем вынуждены…»

Циркулярные письма

Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.

Источник: funnycong.ru

01-03-2013