Приложение №5

Примерная должностная инструкция архивариуса

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись, инициалы, фамилия

Дата

Должностная инструкция архивариуса

1. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом или руководителя службы ДОУ.

1.2. На должность архивариуса назначаются лица, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.4. Во время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель —лицо, назначенное приказом руководителя организации.

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется следующими документами:

Положением об Архивном фонде Российской Федерации; положением об архиве; настоящей должностной инструкцией.

1.6. Архивариус должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в орагнизациях; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Государственную систему документационного обеспечения управления; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру организации; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Архивариус:

2.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в организации.

2.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе введений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами распорядительных документов руководителя организации по вопросам деятельности архива.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о недостатках в организации работы с документами в структурных подразделениях и организации в целом и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать по поручению заведующего архивом от структурных подразделений и специалистов информацию и документы.

3.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих обязанностей.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

4.3. За причинение материального ущерба.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве

01-03-2013