Сэкономленные деньги в общем полезны. Верно составленный шаблон укрепит в решении незнания при сочинении важного претензионного письма. Это приблизит способ сберечь средства на оплате специалиста. Прежде чем применять бланк, как правило необходимо тщательно исследовать напечатенные в нем пункты статей постановлений. В настоящем они вероятно могут утратить свежесть.
Формуляр – бланк определенной формы, который подлежит обязательному заполнению. Также понятие «формуляр» можно рассматривать, как шаблонный текст договора, который используют крупные компании в целях принятия его другой стороной путем присоединения к предложенному договору в целом. Использование формуляра значительно упрощает и ускоряет процесс заключения отдельного договора, поскольку при его детальной разработке учитываются все особенности заключения определенного договора. Так, в разработанном формуляре, учитывается передача, хранение и транспортировка разных видов товаров, гарантийный срок и виды сервисных услуг, устанавливаются требования к порядку использования товара и порядок заявления претензий.
/ Документоведение и процессуальны док-ты / 08,13_Бланк, виды, формуляр
Бланк документа, виды, формуляры.
Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная инф-ия в виде реквизитов и отведено место для переменной инф-ии.
Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рисунок АЛ) и продольный (рисунок А.2).
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов И, 12,13,18,19.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговое (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка. Реквизиты наносятся машинописным способом с интервалом 1,5 (ВWord- 1). Если реквизит не влезает в одну строку, то пишется машинописным способом с интервалом 1. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим способом специальным предприятием, имеющим разрешение на это.
Формуляр документа.
Документ состоит из обязательных составляющих эл-тов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных инф-ых сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, наз-ся типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210297, А5: 148210, А3: 420257, А6: 150148. Размеры полей: сверху - не менее 20, снизу и справа - не менее 10 (8), слева - старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на. 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» 4 .
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
Ø федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
Ø предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
Формуляр - совокупность реквизитов, из которых состоит документ.
Типовой формуляр – формуляр, характерный для конкретного вида документов например, приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.
Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОКУД. В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для каждого реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учётом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
Формуляр–образец документа – модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов.
Формуляр–образец документа является шаблоном, по которому должны составляться документы. Формуляры-образцы, как правило, приводятся:
Ø в стандартах
Ø в инструкциях
Ø в методических пособиях по ДП
схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.
Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.
Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.
Формуляр–образец служит целям унификации и стандартизации документов.
На основе государственных формуляров–образцов могут разрабатываться формуляры–образцы для какой-либо отрасли или конкретного предприятия.
Единые требования к оформлению всех документов, входящих в систему ОРД, унифицированы и закреплены в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для применения во всех организациях, независимо от организационно-правовой формы. Данные требования по оформлению документов обязательны в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает максимальный набор реквизитов . используемых при оформлении документов, и определяет место их расположения на документе .
Состав реквизитов в конкретном документе зависит от его вида. Отсутствие даже одного реквизита приводит к тому, что документ теряет юридическую силу и становится недействительным .
Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей. - не более: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.
Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.
Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Расчет положения реквизитов на рабочем поле документа по знакам печати для формата А4 и А5
Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.
Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:
· формуляр-образец,
· типовой,
· индивидуальный.
Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» (5).
Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.
Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.
Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.
Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.
Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.
Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.
Индивидуальным может быть как произвольный. так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме . если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.
Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными.
Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.
Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».
В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.
В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической силы.
