Осознав задание писать не известный документ, нужно размышляя разбить смысл на 3 частей. Последние не обязательно будут написаны в этой же последовательности. Обязательно нужно осознать к чему вы желаете в результате, после выпишите мотивы. Важными могут подвернуться местные правила, постановления, обычаи. Начало очень существенная часть, который вносит отпечаток. Также стремитесь понять кому должен быть направлен готовящийся претензионный документ и кто реально будет осуществить действие.
ЭЦП
Растет товарооборот – в мире, в стране, у отдельных компаний. Соответственно увеличивается документальная нагрузка и необходимо вырабатывать новые формы заключения и сопровождения сделок. Альтернативой привычному личному присутствию, утверждению договора и подписи стали ЭЦП- электронная цифровая подпись. В перспективе она сможет заменить личное присутствие и в международных операциях, но пока отсутствует полноценный механизм ее международного подтверждения и регистрации она нашла свое место в отечественном бизнесе.
Сегодня уже многие компании используют электронную подпись для ведения операций с банками (онлайн-банкинг) и данная услуга постоянно увеличивает число своих клиентов. Отличный вариант подходящий буквально каждой компании. Необходимо отметить, что в существующем правовом поле позиция электронной подписи еще не вышла на уровень реальной, но то удобство и комфорт который она предлагает компенсирует любые усилия направленные на ее получении и развитие делопроизводства на ее основе.
Однако внешний документооборот для такой подписи далеко не предел. Она способна поднять на совершенно иной уровень делопроизводство, безопасность и согласование процессов внутри компании. Это весьма актуально для крупных компаний, компаний имеющих филиалы или просто организующих деятельность своих сотрудников на принципе удаленного доступа. Например сотрудник может выехать в филиал в другой регион но продолжать выполнять идентифицированное согласование внутренних документов по сети.
Такой подход гарантирует персональную ответственность, позволяет структурировать доступ к различным функциям управления и самой информации.
Данная технология при организации работы дает возможность получить совершенно точный отчет о проделанной работе, запрошенных документах, полученной информации и точно привязать такие данные к личности конкретного человека (по желанию можно привязать к отделу или организации, но точность тогда падает).
Документооборот компании – подтверждение прав
ЭЦП
Растет товарооборот – в мире, в стране, у отдельных компаний. Соответственно увеличивается документальная нагрузка и необходимо вырабатывать новые формы заключения и сопровождения сделок. Альтернативой привычному личному присутствию, утверждению договора и подписи стали ЭЦП- электронная цифровая подпись. В перспективе она сможет заменить личное присутствие и в международных операциях, но пока отсутствует полноценный механизм ее международного подтверждения и регистрации она нашла свое место в отечественном бизнесе.
Сегодня уже многие компании используют электронную подпись для ведения операций с банками (онлайн-банкинг) и данная услуга постоянно увеличивает число своих клиентов. Отличный вариант подходящий буквально каждой компании. Необходимо отметить, что в существующем правовом поле позиция электронной подписи еще не вышла на уровень реальной, но то удобство и комфорт который она предлагает компенсирует любые усилия направленные на ее получении и развитие делопроизводства на ее основе.
Однако внешний документооборот для такой подписи далеко не предел. Она способна поднять на совершенно иной уровень делопроизводство, безопасность и согласование процессов внутри компании. Это весьма актуально для крупных компаний, компаний имеющих филиалы или просто организующих деятельность своих сотрудников на принципе удаленного доступа. Например сотрудник может выехать в филиал в другой регион но продолжать выполнять идентифицированное согласование внутренних документов по сети.
Такой подход гарантирует персональную ответственность, позволяет структурировать доступ к различным функциям управления и самой информации. Данная технология при организации работы дает возможность получить совершенно точный отчет о проделанной работе, запрошенных документах, полученной информации и точно привязать такие данные к личности конкретного человека (по желанию можно привязать к отделу или организации, но точность тогда падает).
Система документооборота. Практикум по организации документооборота
Государственные и коммерческие предприятия самостоятельно определяют систему документооборота. При этом им, безусловно, необходимо учитывать требования специальных нормативно-правовых актов.
Сложность организации документооборота и делопроизводства предприятия зависит, прежде всего, от его размеров и интенсивности хозяйственной деятельности. Тем не менее, даже на небольшом предприятии существуют элементы организации документооборота следующих участков работы:
Делопроизводство, служебная и организационно-распорядительная документация
При определении правил делопроизводства на предприятии необходимо принимать во внимание требования Национального стандарта Украины «Унифицированная система организационно-распорядительной документации…» ДСТУ 4163-2003.
При организации кадрового делопроизводства необходимо учитывать многочисленные требования Кодекса законов о труде в Украине, специальных законодательных актов, а также приказов Минтруда и других ведомств. Для правильного ведения кадрового делопроизводства специалисту, безусловно, требуется специальная подготовка.
Бухгалтерский документооборот
В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника или уполномоченного им органа (должностного лица).
Основными этапами организации бухгалтерского учета и создания системы бухгалтерского документооборота являются: создание бухгалтерской службы или выбор другой формы организации бухучета, утверждение основных локальных актов в сфере бухгалтерского документооборота, в первую очередь – приказа об учетной политике и графика документооборота. При этом, снова же, нужно детально ознакомиться с требованиями Закона о бухучете, Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, других законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов.
Организация договорной работы на предприятии
Пожалуй, договорная работа – это наиболее «свободный» участок системы документооборота, поскольку законодательство вообще не содержит требований к ее организации. То есть вопрос систематизации договоров, их нумерации и другие подобные аспекты остаются на усмотрение администрации предприятия. Тем не менее, при подготовке проекта договора, его оформлении и подписании необходимо учитывать массу сложнейших нюансов гражданского и хозяйственного права.
Указанные выше информационные блоки легли в основу практического семинара КЦПРБ «Документооборот на предприятии» . который проводится нашей компанией в Киеве. Приглашаем к участию в семинаре бухгалтеров, юристов, кадровиков, офис-менеджеров, внутренних аудиторов предприятий, работников консалтинговых компаний и других специалистов, которые интересуются вопросами организации системы документооборота.
Электронный документооборот
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Подобные документы
Сущность автоматизации управления документооборотом. Понятие электронного документа и функции традиционного документа. Системы электронного документопроизводства. Новый подход к созданию документов и использование корпоративных информационных порталов.
реферат [26,2 K], добавлен 27.02.2009
Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.
курсовая работа [501,8 K], добавлен 08.12.2010
Понятие электронного документа, отличие от иных видов документов. Юридическая сила и правовой режим электронного документа и документооборота. Процедуры разрешения конфликтов. Основные типы текстовых электронных документов и выбор средств их оформления.
реферат [24,5 K], добавлен 22.08.2010
Изучение стандартных возможностей системы Lotus Notes. Базы данных, документы, формы, представления. Создание представления "Организации", "Контактные лица", "Контакты", "Товар", "Счет". Простейшие средства разработки, используемые в системе Lotus Notes.
лабораторная работа [1,1 M], добавлен 03.02.2015
Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.
курсовая работа [33,3 K], добавлен 17.03.2004
Обоснование необходимости автоматизации управления и ввода электронного документооборота в организациях. Основные преимущества и недостатки электронного обмена данными посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета и электронной почты.
реферат [31,1 K], добавлен 01.02.2012
Анализ механизма функционирования программы Lotus Notes, позволяющей организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов. Основные элементы интерфейса. Работа с папками, обработка почты.
контрольная работа [4,0 M], добавлен 06.10.2010
Управление доступом и распространение электронных документов в компьютерных сетях, обеспечение контроля информационных потоков в организации при помощи системы электронного документооборота. Обзор современных СЭД по соотношению цены и функциональности.
презентация [511,5 K], добавлен 27.11.2013
Основные подходы к решению проблем управления электронным документооборотом. Разработка информационной системы для работы с базой данных (БД). Проектирование логической структуры БД, программная реализация. Тестирование и отладка программного средства.
курсовая работа [1,3 M], добавлен 06.01.2013
Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.
