Общие правила и принципы составления документов

Приветствуем всех, кого интересует правильные принципы составления документов

Как правильно составлять документы. Что нужно учесть чтобы составить любую бумагу верно. Существуют ли правила составления документов? Попробуем ответить на все эти вопросы.

Носитель документа

Документы разделяются на бумажные и электронные. В данной статье мы будем рассматривать бумажные документы, которых пока еще большинство и они имеют решающее значение.

Размер листа

В странах постсоветского пространства существуют нормативные акты, которые регулируют составление документов и определяют стандарты. Если говорить в общем, то документ должен располагаться на листе А4. Даже если это небольшая записка. Бывают исключения. Некоторые документы составляются в формате А6 (например ордер адвоката в Украине), а иногда, встречаются в формате А3, за невозможностью их размещения в обычном формате.

Поля документа.

Поля в документе имеют художественную и практическую функцию. Правильно определенные поля служат для хорошего восприятия текста, легкости чтения и эстетического восприятия документа. Практически же поля служат для подшивки документов и сохранности текста в случае обрезки и повреждения края листа. В некоторых производствах предусмотрена возможность оставлять пометки на полях и оставлять место для рецензии, визы и так далее. Еще на полях ставится номер страницы.

Шрифт документа.

Раньше, в век царствования печатных машинок нужды выдумывать правила особо не было. Был ГОСТ, и пара шрифтов, и нормы определяющие шрифт документа и его размер, который выдерживались производителями печатных машинок. Когда появились первые компьютеры, размер текста документов стало возможно изменять. Поэтому возникла необходимость установить единые правила. За основу взяли размер 14, соответствующий большинству печатных машинок. Такой размер был слишком крупным, поэтому в современных условиях, стали за основу брать размер 12, который по умолчанию стоит в большинстве текстовых редакторов.

Абзацы на документе.

Существует вопрос, правильно ли отделять один абзац от другого пустой строкой подобно тому как это делается веб-мастерами на страницах сайтов для более быстрого чтения веб-страницы. В большинстве норм по делопроизводству существует правило, не отделять абзацы. Только в случае цитирования большого отрывка текста из другого документа или вставки таблицы либо других серьезных констант.

Подпись под документом

Подписи уделяется довольно много внимание в литературе по делопроизводству. Подпись частного лица и руководителя фирмы, общества существенно отличаются. Если речь идет о юридическом лице, то считается обязательным указание должности подписывающего документ. Дата документа.

Если Вы пишете обычное письмо то место указания даты не принципиально. В настоящее время в практику входит правило указания даты в начале документа после его заглавия или шапки фирменного бланка в специально отведенном для этого месте.