Текст заявления на отпуск

В частности – корректно и грамотно составить правильное заявление на отпуск. Нельзя сказать, что это чрезвычайно сложная процедура, требующая вдумчивого и продолжительного изучения нормативных актов, однако общие правила составления заявления и некоторые важные нюансы знать не повредит.

Каким может быть отпуск

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ, официально трудоустроенный гражданин имеет право на следующие виды отпуска:

Для каждой из этих разновидностей отпуска Трудовой кодекс РФ регламентирует свой порядок того, как писать заявление на отпуск. Целесообразно рассмотреть «технологию» составления заявления для всех типов по отдельности.

Как написать заявление на очередной отпуск

В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ, очередность предоставления ежегодных обязательных отпусков должна регулироваться своеобразным нормативным актом локального внутрифирменного значения ‒ графиком отпусков. Его окончательное утверждение должно, согласно Трудовому кодексу, происходить при участии представителя профсоюзной организации не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Таким образом, если составленный и утвержденный по всем правилам график отпусков на предприятии имеется, то заявление на отпуск от сотрудника, в принципе, не требуется. Напротив, работодатель должен известить заблаговременно (точнее – за 2 недели) сотрудника о том, что и ему пришла пора отдохнуть от праведных трудов.

Как написать заявление на социальный отпуск

Как уже было отмечено, поводы для того, чтобы попросить у работодателя социальный отпуск, могут быть самыми разнообразными. Однако в бюрократическом контексте по понятным причинам наибольший интерес представляет заявление на декретный отпуск хотя бы потому, что, помимо собственно отпуска, работодатель обязан, согласно трудовому законодательству, предоставлять счастливой будущей маме еще и денежное пособие. Ну а все, что связано с необходимостью отдавать деньги, как известно, сопровождается в нашей стране немалым «грузом» надлежащих формальностей.

Что же нужно делать? В первую очередь, прежде чем писать непосредственно заявление на уход в декретный отпуск, следует позаботиться о листе нетрудоспособности. Его выдает врач в женской консультации или врач-акушер в любой поликлинике, например, ближайшей по месту жительства.

После того как заветное документальное подтверждение беременности будет получено, можно приступать к написанию заявления в отделе персонала. Формы, закрепленной на законодательном уровне, заявление на отпуск не имеет, тем не менее, некоторые правила его составления есть:

• писать заявление необходимо на листе формата А4 синими, фиолетовыми или черными чернилами либо распечатывать после набора в текстовом редакторе (предпочтительнее – в MSWord) и ставить аутентичную подпись;
• заявление пишется на имя руководителя организации от лица работника (указывается в «шапке», расположенной в правом верхнем углу листа);
• «тело» заявления пишется в свободной форме, однако крайне желательно избегать при написании просторечных выражений или излишне перегруженных грамматическими конструкциями предложений;
• в «теле» нужно указать собственно просьбу об отпуске, причину, по которой он требуется, и его временные границы (начало соответствует дате открытия листа нетрудоспособности, окончание – времени через 28-30 недель в зависимости от конкретной ситуации);
• завершается заявление указанием даты его написания и подписью с расшифровкой.

Для того чтобы получить причитающееся пособие, необходимо написать отдельное заявление. Требования к его составлению схожи с регламентом написания заявления на декретный отпуск, только в качестве причины необходимо указывать раннюю постановку на учет в медучреждение, а к бланку необходимо приложить медицинскую справку и лист нетрудоспособности.

Что касается заявления на отпуск по уходу за ребенком, что оно пишется по аналогии с заявлением на отпуск декретный. Единственное отличие, помимо указания иных причин и сроков, заключается в том, что к этому заявлению следует приложить дополнительно копию свидетельства о рождении ребенка, а также справку с места работы второго родителя о том, что он отпуска не брал: согласно федеральному законодательству, отпуск по уходу за ребенком предоставляется только одному из родителей.

Заявление на все прочие виды социального отпуска составляется абсолютно в таком же формате. Точно так же оно должно подтверждаться адекватным документом, например, справкой из деканата, если требуется учебный отпуск.

Как написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Чтобы написать заявление на отпуск за свой счет или на отпуск без сохранения заработной платы, необходимо иметь как минимум вескую причину для того, чтобы, по сути, пропустить работу в течение нескольких дней. Также нужно понимать, что работодатель имеет право не предоставить сотруднику такого отпуска.

Соответственно, заявление должно содержать максимальное количество (в пределах разумного и формата заявления) сведений, которые могли бы помочь работодателю принять положительное решение. Каких-либо документов, подтверждающих наличие «семейных обстоятельств», которые обычно и указывают в качестве причины отпуска, работодатель требовать не вправе, а вот отказать может вполне.

Поэтому лучше всего заранее предупредить работодателя, а в заявлении ограничиться вышеозначенной емкой формулировкой. Во всем остальном можно придерживаться примерного образца заявления на отпуск по уходу за ребенком или по беременности.

moyafirma.com

Образец заявления на отпуск / прочие документы / бланки и документы / справочники на prostobiz.ua

Предоставление работникам организации отпусков любого вида и различной продолжительности обязательно должны оформляться на основании написанного ими заявления, содержащего соответствующую просьбу. Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа.

Подготовка документа производится лично работником в соответствии с установленной в организации формой. В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска - в качестве основания указывается график отпусков (если работнику предоставляется только часть отпуска, об этом следует указать в заявлении).

При подготовке заявления о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска или за свой счет, к нему следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя.

На нашем сайте Вы можете скачать следующие бланки и образцы заявлений на отпуск:

www.prostobiz.ua

Оформление заявления о предоставлении отпуска

А.Е. Рыбаков,

директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Среди документов, создаваемых при предоставлении работникам отпусков различных видов, значительное место занимают заявления. Трудовое законодательство не во всех случаях предусматривает обязательность оформления заявлений о предоставлении отпусков.

Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска (записки об отпуске). Заявление работника в этом случае не требуется, хотя и может быть написано в зависимости от установленной в организации процедуры оформления отпусков. Например, до утверждения графика трудовых отпусков заявление работника о предоставлении отпуска с последующей резолюцией руководителя на нем может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником (при отсутствии профсоюза).

Вместе с тем в ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со ст.

171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Аналогичным образом ст.

185 ТК установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка. Без написания заявлений трудно обойтись при оформлении различных видов социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков, естественно, не отражаются.

Рассмотрим требования, предъявляемые нормативными правовыми актами и методическими документами к подготовке и оформлению заявлений.

Официальное определение такого вида документа, как заявление, содержится в Законе Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.): заявление — ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением.

В справочном издании «Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии» (Мн.: БелНИИДАД, 2001) кроме приведенного выше дается еще два определения заявления: «1) документ, содержащий просьбу о чем­либо; 2) официальное сообщение по особо важному вопросу». Заявление о предоставлении отпуска, таким образом, связано с реализацией прав работника на отпуск и содержит соответствующую просьбу.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь законодательно не закреплена форма заявления о предоставлении отпуска. Вместе с тем заявление о предоставлении отпуска является официальным документом. Как вид документа оно входит в систему организационно-распорядительной документации. Поэтому при составлении и оформлении заявлений, в том числе о предоставлении отпуска, необходимо руководствоваться требованиями:

Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — СТБ 6.38-2004);

Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;

Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

Указанными документами установлен состав реквизитов, применяемых при подготовке соответствующих документов, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения, в котором работает автор заявления;
• название вида документа;

Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).

Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкции по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах формата А5, т.е. тех документах, объем текста которых не превышает 5–7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа — реквизит, обязательный для всех остальных организационно-распорядительных документов.

Согласно Трудовому кодексу отпуск работнику предоставляется уполномоченным нанимателем должностным лицом (руководителем организации), поэтому заявление адресуется на его имя. В адресате указываются должность руководителя, включая наименование организации, его фамилия и инициалы в дательном падеже, например:

Оформляется адресат в правом верхнем углу документа.

Текст заявления включает указание вида отпуска (трудовой либо разновидность социального), дату ухода в отпуск, его продолжительность. В случае подачи заявления о предоставлении социального отпуска в тексте указывается также основание просьбы о предоставлении отпуска.

Заявление подписывается работником с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

На основании установленных требований разработана унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска, которая включена в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

Унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска

Визы

УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) формы заявления о предоставлении отпуска может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Неизменными во всех случаях останутся состав реквизитов, правила их оформления и месторасположения на документе, что определено требованиями нормативных правовых актов.

Пример оформления заявления о предоставлении отпуска

Заявление может быть написано работником от руки либо изготовлено с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, электронно­вычислительная техника). Обязательным условием При этом является наличие на заявлении собственноручно оформленных подписи автора и даты (в примере выделены курсивом). Возможно также разработать типовую (трафаретную) форму заявления о предоставлении отпуска 1.

Подписанное заявление визируется заинтересованными должностными лицами (внутреннее согласование). В состав визы включается наименование должности визирующего, его личная подпись, расшифровка подписи. Слова «Визы» или «СОГЛАСОВАНО» при этом не пишутся. Например:

Подписанное и согласованное с заинтересованными лицами заявление подлежит регистрации. Регистрация заявлений может осуществляться либо в специальном журнале регистрации заявлений, либо в общем журнале регистрации внутренних документов.

После этого заявление подается на рассмотрение руководителю организации либо уполномоченному им должностному лицу (например, заместителю директора по персоналу, если в его компетенцию входит решение вопросов о предоставлении отпусков).

Руководитель принимает решение о предоставлении отпуска на условиях, изложенных в заявлении либо измененных. Принятое решение отражается в резолюции.

Резолюция — это письменное указание руководителя по исполнению или использованию документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (задание), срок его исполнения (при необходимости), подпись и дату.

Формулировки, отражающие содержание поручения в резолюции, могут быть разнообразными. Единственное требование, предъявляемое к формулировкам резолюций, — они должны быть конкретными и понятными исполнителю и не должны повторять содержание документа.

Резолюция формулируется с помощью глагола в повелительном наклонении или в неопределенной форме. Например, текст поручения Может быть сформулирован следующим образом: «Подготовить (оформить) приказ о предоставлении отпуска» (либо просто «Подготовить приказ»). Встречающиеся иногда формулировки резолюций типа «Разрешаю», «Согласен» на заявлениях о предоставлении отпуска являются не совсем корректными.

Пример оформления заявления о предоставлении отпуска с визами и резолюцией руководителя

В указанном примере в резолюции не указана дата предоставления трудового отпуска. Это означает, что руководитель организации (директор) согласен с датой, указанной в заявлении, и повторять ее в резолюции не имеет смысла.

Если руководитель в силу каких­либо причин в соответствии с законодательством принимает решение о переносе даты начала отпуска работника (с учетом требований ст. 171 ТК), он указывает в резолюции новую дату. Рассмотрим пример оформления такой резолюции:

Аналогичным образом в резолюции руководителя может корректироваться не только срок, но и продолжительность отпуска, указанная в заявлении работником. Например, согласно ст.

212 ТК работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения, предоставляется отпуск продолжительностью не менее 15 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно. Например, в своем заявлении работник просит предоставить ему отпуск на 30 календарных дней. Наниматель вправе предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в своей резолюции:

Резолюция оформляется на самом документе, по которому принимается решение. Она располагается между реквизитами «Адресат» и «Текст», а при отсутствии достаточного места — на любом свободном месте лицевой стороны первого листа документа, но не на полях.

С резолюцией руководителя заявление направляется исполнителю (в кадровую службу организации или специалисту по кадрам) для подготовки распорядительного документа о предоставлении отпуска.

В зависимости от вида отпуска, а также основания, повлекшего за собой необходимость составления заявления о предоставлении отпуска, его текст может отличаться от указанного в приведенном выше примере. Ниже приведены примеры возможных формулировок текстов заявлений о предоставлении отпуска, переносе, продлении отпуска.

1 Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) // Делопроизводство и архивное дело: Краткий словарь современной терминологии. Мн.: БелНИИДАД, 2001.

Данный материал опубликован в журнале «Отдел кадров» №7 2007.

Источники:
working-papers.ru, moiblanki.ru, kadrovik.by

Другие заявления: