БЕСПЛАТНАЯ ЮРКОНСУЛЬТАЦИЯ

8800 3339483 доб. 826

Главная Домашняя энциклопедия

Организация системы документооборота

Перед тем как сложить претензионный документ, будет правильным размышляя разбить документ на три главных составляющих. Они не всегда будут напечатаны в том же порядке. Сначала нужно понять к чему вы стремитесь в конце заявления, справивишись, соберите мотивы. Существенными могут быть деловые обычаи, приказы ведомств, местные правила. Вступление критично важный раздел, который вносит отпечаток. Также постарайтесь выяснить кому направлен составляемый претензионный документ и кто именно должен его читать.

Несмотря на то, что сейчас активно развивается информатизация документооборота, бумажный оригинал документа всегда является подтверждением и основанием для совершения того или иного юридического процесса. В этой связи необходимо создание надежной системы обмены документами. Компания Хантер ИТ предлагает эффективное решение – пневмопочту.

Компания Хантер ИТ занимается производством и поставкой транспортеров, транспортерных систем, портальных  роботов, оборудования для обработки почты и пневмопочтовых систем для промышленных предприятий, системы здравоохранения и торговли.

На сегодняшний день наша продукция поставляется в Финляндию, Данию, Грецию, Польшу, Чехию, Россию, Украину, Словакию, Францию, Испанию, Италию, Малайзию, Норвегию, Швецию, Казахстан, Австрию, Ирландию, ОАЕ, США, Канаду, Корею, Недерланды, Сингапур, Индию и Великобританию. Предприятие Хантер ИТ располагается в Шведском городке Гонгхестер недалеко от Буроса и входит в концерн Вэттерледенс Инвест АВ. Компания предлагает самые различные решения – начиная от rullbanor и до пневмопочты.

Что  представляет собой пневмопочта (Пневматическая почта)?

Больше столетия назад людям пришла в голову идея пересылать лёгкие грузы с помощью воздуха. Спустя время людей перестала устраивать эффективность и скорость доставки корреспонденции курьерской почтой, стали появляться альтернативные варианты, которые в конце концов привели к появлению понятия пневмопочта.

Пневматическая почта — это эффективный и простой, а также надёжный способ передачи лёгких объектов (ценные бумаги, денежные купюры и т.д.) помещённых в специально созданный герметичный контейнер, по системе полых труб при помощи обыкновенного воздуха, который нагнетает или, напротив, всасывает специальный компрессор.

Воздух, подаваемый в трубу таким образом, заставляет капсулу двигаться в трубе в необходимом направлении. Конструкция капсул такова, что пневматической почтой можно пересылать не только деньги и документы, но и жидкости и сыпучие материалы.

Система документооборота. Практикум по организации документооборота

Государственные и коммерческие предприятия самостоятельно определяют систему документооборота. При этом им, безусловно, необходимо учитывать требования специальных нормативно-правовых актов.

Сложность организации документооборота и делопроизводства предприятия зависит, прежде всего, от его размеров и интенсивности хозяйственной деятельности. Тем не менее, даже на небольшом предприятии существуют элементы организации документооборота следующих участков работы:

    Делопроизводство, служебная и организационно-распорядительная документация

При определении правил делопроизводства на предприятии необходимо принимать во внимание требования Национального стандарта Украины «Унифицированная система организационно-распорядительной документации…» ДСТУ 4163-2003.

    Кадровое делопроизводство, документирование трудовых правоотношений

При организации кадрового делопроизводства необходимо учитывать многочисленные требования Кодекса законов о труде в Украине, специальных законодательных актов, а также приказов Минтруда и других ведомств. Для правильного ведения кадрового делопроизводства специалисту, безусловно, требуется специальная подготовка.

    Бухгалтерский документооборот     

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника или уполномоченного им органа (должностного лица).

Основными этапами организации бухгалтерского учета и создания системы бухгалтерского документооборота являются: создание бухгалтерской службы или выбор другой формы организации бухучета, утверждение основных локальных актов в сфере бухгалтерского документооборота, в первую очередь – приказа об учетной политике и графика документооборота. При этом, снова же, нужно детально ознакомиться с требованиями Закона о бухучете, Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, других законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов.

    Организация договорной работы на предприятии

Пожалуй, договорная работа – это наиболее «свободный» участок системы документооборота, поскольку законодательство вообще не содержит требований к ее организации. То есть вопрос систематизации договоров, их нумерации и другие подобные аспекты остаются на усмотрение администрации предприятия. Тем не менее, при подготовке проекта договора, его оформлении и подписании необходимо учитывать массу сложнейших нюансов гражданского и хозяйственного права.

Указанные выше информационные блоки легли в основу практического семинара КЦПРБ «Документооборот на предприятии» . который проводится нашей компанией в Киеве. Приглашаем к участию в семинаре бухгалтеров, юристов, кадровиков, офис-менеджеров, внутренних аудиторов предприятий, работников консалтинговых компаний и других специалистов, которые интересуются вопросами организации системы документооборота.

Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом

Представление о документообороте

Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д.

Документооборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив.

Документы предназначены для ведения хозяйственной деятельности предприятия или организации и являются основой различных видов отчетности. Многие документы из прошлого имеют историческую или культурную ценность.

Документальный фонд находится в ведении руководителя организации, который несет за него персональную ответственность. Работа с документами и организация документооборота на предприятии должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.

Организация документооборота

Читайте также:

Само понятие термина «документооборот» неоднозначно. Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства. Однако правильнее было бы говорить об управлении бизнес-процессами и техноло­гическими процессами компании.

Цель разработки оптимального документооборота - создание эффективной схемы управления документацией, функционирование которой основано на тесном взаимодействии различных служб. Эта система должна отвечать следующим требованиям:

- прямоточность движения документов;

- оперативное распределение документов между специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- только необходимое перемещение документов;

- однократность каждой операции с документом;

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними.

Вопросы организации документооборота мало освещены в спе­циальной литературе, а нормативная база давно устарела. В соответс­твии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предпри­ятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)». Согласно стандарту «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16847-83, утвержденному Постановлением Гос­стандарта СССР от 31.10.83 г. № 5231, документооборот - это «движе­ние документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Эта формулировка без изменений приводится в одноименном российском ГОСТ Р 51141-98.

Движение документов должно регламентироваться технологи­ческими схемами, в которых отражаются этапы и пункты прохожде­ния, сроки обработки и исполнения документов (например, форма «График документооборота»). Эти схемы позволяют устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть определять оптимальное число подразделений (исполнителей), через которые должен пройти каждый документ, и минимальный срок его нахожде­ния в подразделении (у исполнителя).

Существуют Типовые нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению, разработанные для управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В общем случае регламентация работы с документами в организа­ции должна исходить из принципа «необходимости и достаточности», поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.

Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система докумен­тооборота сама является важным средством формирования корпора­тивной культуры и качества менеджмента.

В работе по организации документооборота должны участвовать все подразделения предприятия. В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, исключая информационное и документационное обеспечение, расши­рение применения компьютерных технологий и электронного доку­ментооборота.

Заниматься организацией системы документооборота могут также консультанты, и в этом случае задача предприятия - подде­рживать созданный механизм документооборота в рабочем состоя­нии.

В настоящее время следует учитывать расширение использования компьютерных систем нового поколения. Системы автоматизации градиционного документооборота, внедрявшиеся в 90-е годы, были и основном нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о кор­поративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся тех­нологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизирован­ной системы и т. д.) Однако в итоге существенно снижаются суммар­ные трудозатраты организации на передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу.

Источники:
mosadvokat.org, kievbusinesscentre.com.ua, www.neologica.ru, studopedia.net

Следующие статьи:





Правила составления договоров.

С договорами сталкивались все. Но не каждый умеет составить договор правильно. Предлагаем узнать как правильно составить договор. Подробнее...