Образец заполнения справки о доходах 2-НДФЛ в 2026 году

Образец заполнения справки о доходах 2-НДФЛ нужен каждому, кто оформляет налоговый вычет, кредит или трудоустройство: этот документ подтверждает размер доходов и удержанного налога за период. С 2024 года привычная форма 2-НДФЛ упразднена — на смену ей пришла справка о доходах и суммах налога физического лица по форме КНД 1175018, утверждённая приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). Структура документа изменилась: теперь в нём шесть разделов, а сдавать отчётность в налоговую нужно вместе с расчётом 6-НДФЛ.

Что заменило форму 2-НДФЛ

Раньше работодатели ежегодно сдавали справки 2-НДФЛ по приказу ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. С отчётности за 2023 год эта форма перестала существовать в прежнем виде:

• для работника выдаётся справка КНД 1175018 — это и есть современная «2-НДФЛ»;
• для инспекции сведения о доходах включены в расчёт 6-НДФЛ как отдельное приложение, поэтому отдельную справку по каждому сотруднику сдавать больше не нужно.

Название «2-НДФЛ» осталось в обиходе, поэтому в банках, на работе и в налоговой до сих пор просят именно «справку 2-НДФЛ» — подразумевая форму КНД 1175018.

Для чего нужна справка о доходах

Типовые ситуации, когда работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления (ст. 62 ТК РФ):

• подача декларации 3-НДФЛ для получения вычета;
• оформление кредита или ипотеки;
• трудоустройство на новое место работы;
• судебные разбирательства, расчёт алиментов;
• оформление визы, пенсии, пособий, субсидий;
• подтверждение доходов для соцзащиты и органов опеки.

Справку также можно скачать в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — там же, где подаётся налоговая декларация по НДФЛ. Образец заполнения налоговой отчётности и бланк самой справки доступны на нашем сайте.

Видео

Структура справки: 6 разделов

Современная справка КНД 1175018 состоит из шести разделов:

Раздел	Содержание
1. Сведения о налоговом агенте	ИНН, КПП, код по ОКТМО, телефон, наименование организации или Ф. И. О. ИП, форма реорганизации (ликвидации)
2. Сведения о физическом лице — получателе дохода	ИНН, Ф. И. О., статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, код и реквизиты документа, удостоверяющего личность
3. Доходы, облагаемые по ставке %	Помесячно: месяц, код дохода, сумма дохода, код вычета, сумма вычета
4. Стандартные, социальные и имущественные вычеты	Код вычета, сумма, номер и дата уведомления, код инспекции
5. Общая сумма дохода и сумма налога	Налоговая база, налог исчисленный, удержанный, излишне удержанный, фиксированные авансовые платежи
6. Сумма дохода, с которого не удержан налог	Доход, с которого налоговый агент не смог удержать НДФЛ, и сама сумма неудержанного налога

Разделы 3, 4 и 5 заполняются отдельно по каждой ставке налога — в 2026 году их может быть несколько: 13%, 15%, 18%, 20% и 22%.

Пошаговый образец заполнения

Рассмотрим заполнение на примере работника с ежемесячным доходом 80 000 ₽ и стандартным вычетом на ребёнка 1 400 ₽.

Шаг 1. Раздел 1 — налоговый агент. Указываем ИНН и КПП организации, код ОКТМО по месту регистрации, телефон, наименование: «ООО «Пример»». Если доход выплачивало обособленное подразделение — его ОКТМО.

Шаг 2. Раздел 2 — получатель дохода. ИНН работника, фамилия, имя, отчество заглавными буквами, статус «1» (налоговый резидент) или «2» (нерезидент), дата рождения, гражданство, код паспорта (21 — паспорт гражданина РФ), серия и номер.

Шаг 3. Раздел 3 — доходы по месяцам. По каждой строке: месяц (код 12 — декабрь), код дохода 2000 «Заработная плата», сумма 80 000,00, код вычета 126 «На ребёнка», сумма вычета 1 400,00.

Шаг 4. Раздел 4 — вычеты. Прописываем код и сумму вычета, номер и дату уведомления из инспекции (для имущественных и социальных вычетов) и код ИФНС, выдавшей уведомление.

Шаг 5. Раздел 5 — итоги. По нашему примеру за год:

• общая сумма дохода: 80 000 × 12 = 960 000 ₽;
• налоговая база: 960 000 − (1 400 × 12) = 943 200 ₽;
• налог исчисленный и удержанный: 943 200 × 13% = 122 616 ₽.

Шаг 6. Раздел 6. Заполняется только если работодатель не смог удержать налог (например, доход выдан натуральной формой) — тогда сумма перечисляется в инспекцию на основании сообщения.

Правила заполнения справки

• суммы налога указываются в полных рублях, доходы — в рублях и копейках через десятичную точку;
• текстовые поля заполняются заглавными печатными символами;
• в неиспользуемых знакоместах ставится прочерк;
• исправления корректирующим средством не допускаются — ошибочная справка аннулируется, а взамен подаётся корректирующая;
• двусторонняя печать запрещена;
• справка подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью при её наличии;
• коды доходов и вычетов берутся из приложения к порядку заполнения, утверждённому вместе с формой;
• справки на бумаге сдаются только при численности получателей дохода не более 10 человек, остальные — в электронном виде через оператора электронного документооборота.

Подробный разбор базы НДФЛ и действующих ставок 2026 года — в статье Налог на доходы физических лиц.

Сроки сдачи и штрафы

Справки, подготовленные по итогам года, представляются в инспекцию в составе расчёта 6-НДФЛ — не позднее 25 февраля года, следующего за отчётным (п. 2 ст. 230 НК РФ). Раньше, когда действовала форма 2-НДФЛ, срок составлял 1 апреля.

За непредставление справок или расчёта по НДФЛ налоговый агент оштрафуется по п. 1 ст. 126 НК РФ — 200 ₽ за каждый документ. Кроме того, инспекция может заблокировать расчётный счёт при просрочке более 10 дней.

Типичные ошибки

Чаще всего в справке находят:

• неверно указанный статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) — от него зависит ставка 13% против 30%;
• подмену кода ОКТМО: 8 знаков для муниципального образования, 11 — для населённого пункта;
• дату в неверном формате — правильно ДД.ММ.ГГГГ;
• расхождение сумм раздела 3 с данными расчёта 6-НДФЛ;
• отсутствие подписи или печать в неположенном месте (место для печати — левый нижний угол).

Частые вопросы

В: Сколько ждать справку о доходах после заявления?

От: Не более трёх рабочих дней — такой срок установлен статьёй 62 Трудового кодекса РФ. Справку обязаны выдать бывшему сотруднику тоже, если он обратился письменно.

В: Можно ли получить справку 2-НДФЛ самостоятельно, без работодателя?

От: Да. В личном кабинете налогоплательщика на nalog.ru справка КНД 1175018 формируется автоматически по данным инспекции — она пригодится для подачи декларации и оформления вычета.

В: Нужно ли сдавать отдельную справку 2-НДФЛ в налоговую за каждого работника?

От: Нет. С 2024 года сведения о доходах передаются только в составе годового расчёта 6-НДФЛ (приложение со справками), отдельная форма отменена.

В: Правда ли, что в справке нельзя делать исправления?

От: Да, исправления корректирующим средством запрещены. Если обнаружена ошибка, неверную справку аннулируют, а взамен представляют корректирующую с пометкой.

В: Какие ставки НДФЛ отражаются в справке в 2026 году?

От: 13%, 15%, 18%, 20% и 22% — прогрессивная шкала применяется к основной базе, отдельные ставки выделены в собственные разделы 3–5.

Источники: nalog.gov.ru — справка о доходах и суммах налога, consultant.ru — Налоговый кодекс РФ, nalog.gov.ru — справка в личном кабинете

Следующие статьи:

• Заключение договора подряда налогообложение
• Образец заявления на имущественный вычет форма и бланки заявления
• Образец заявления на стандартные налоговые вычеты форма и бланки заявления на получение вычета
• Образец и бланк заявления на получение выписки из ЕГРЮЛ