Качественный шаблон укрепит в решении трудностей при придумывании важного заявления. Это откроет способ сохранить деньги на услугах адвоката. Сэкономленные средства обычно не лишние. Перед тем как использовать шаблон, как правило нужно качественно проверить приведенные в нем статьи законодательства. На момент чтения они могут потерять силу.
Совсем простая вещь – прошивка документов, с точки зрения нормативно-правовых актов важна для качественного делопроизводства в госучреждениях и бизнесе. Профильные министерства унифицируют оформление документации, разрабатывая методические пособия, инструкции по правильному ее оформлению.
Требования помогают создать единообразие заполнения документов, правильно расположить листы в деле, а прошитую и пронумерованную документацию десятилетия или вечно хранить в архиве организации или госархиве. Это важно также для тех дел, которые сдаются в государственные регистрационные органы. Следует, например, знать, как прошить устав ООО, и что его прошивка не нуждается в печати. Неверные оформление и сшивание приводят к потерям времени при доработке дела, поскольку подготовка документов в соответствии с требованиями – вещь хлопотливая. Здесь важна каждая буква, каждый стежок.
Как сшивать документы
Методика имеет давнюю историю и мало менялась по прошествии веков. Попробуем сшить дело (в хорошем смысле слова) пошагово. Нужны: толстая игла, нитки для прошивки документов, желательно «суровые», прочные, или тонкий шпагат. Понадобятся: клей, шило, ножницы, наклейки для опечатки, образцы которой содержат данные о количестве пронумерованных и прошитых страниц. Ну и, разумеется, нужный документ или документы, нумерация которых обязательна в верхнем правом углу листа арабскими цифрами.
Образцы прошивки документации можно найти на многих сайтах. В них последовательность операций примерно такова:
Листы документов освобождаются от всех скрепляющих их деталей.
В соответствии с нумерацией листы документа складываются в ровную стопку.
С левой стороны документа иглой или шилом на расстоянии в 1,5 см от текста и в 3 см друг от друга пробиваются три отверстия, расположенные на одной линии.
В центральное отверстие стопки, начиная с тыльной стороны, пропускается игла с ниткой, длиной 70 см. При этом часть ее остается не затянутой до конца.
Нить пропускается по лицевой части в верхнее отверстие, затем через тыльную сторону в нижнее и с лицевой стороны через центральное выводится на противоположную.
Концы нитей: начальная и завершающая – завязываются на узел на тыльной стороне ближе к листу, оставляется 7 см, лишнее обрезается.
На узел и частично на концы нити клеится, оставляя концы в 1-2 см, наклейка, с указанием, сколько всего прошито и пронумеровано листов.
Наклейку подписывает ответственное лицо, после чего ставится печать, захватывая часть наклейки и последнего листа.
Некоторые замечания при прошивке документов
Если создаваемые документы потом будут подшиты, предпочтительнее оставлять поля в 3,5 см. Для книг и дел значительной толщины существует специальное приспособление – сшиватель. Кроме того, журналы и книги, изготовленные промышленным способом, разрешается скреплять в два прокола.
При подготовке учредительных документов, следует учесть, что требования к ним соответствуют общим, т.е. прошить устав ООО следует обычным способом, но на наклейке не ставить печать, кроме случаев перерегистрации. Заявление на регистрацию ИП прошивать не нужно, поскольку такой нормы сегодня нет.
Как прошить документы и правильно их заверить
Автор статьи:
Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Прежде чем заниматься прошивкой, необходимо будет подготовить комплект предметов, которые пригодятся для этого дела. Сюда входят:
собственно документы;
при необходимости – печать;
суровые нитки;
дырокол;
иголка;
клей (канцелярский);
бумага для стикера (примерно 4 x 6 сантиметров).
В левой части документов, примерно посередине поля без текста, нужно будет иголкой проделать отверстия – от трёх до пяти. Обычно трёх или четырёх бывает достаточно. Их надо располагать симметрично на расстоянии 3 см друг от друга.
Подготовка
Для большинства случаев достаточно трёх отверстий. Как прошить документы в 3 дырки, знают не все, но ничего сложного тут нет. Располагать отверстия необходимо симметрично и на одной вертикальной линии. Когда вы сшиваете сразу несколько документов, то можно сразу все их прошивать ниткой или же проделать отверстия дыроколом.
Некоторые полагают, что сшивать через три дырки не так надёжно, поэтому можно для документов сделать и пять дырок – тем более что никаких документов, которые бы чётко это регламентировали, на данный момент нет. После этого листы нужно будет пронумеровать.
Прошивка
Когда встаёт вопрос о том, как прошить и пронумеровать документы, то можно убедиться в отсутствии единого стандарта по этому вопросу. Но традиционно используются суровые нитки, хотя в некоторых случаях может применяться и тонкая лента. Но предпочтение отдаётся всё-таки суровым ниткам, банковскому шпагату или прошивным ниткам ЛШ-210.
Для прочности документы прошиваются дважды. Остатки нитей выводятся из центрального отверстия (то есть второго, когда документы прошиваются через три дырки, или третьего – когда через пять) на заднюю сторону документов и обрезаются примерно на расстоянии шести сантиметров от края. Потом нити завязываются узлом, чтобы на них можно было приклеить стикер.
Отдельный вопрос – как прошить документы в 4 дырки. Здесь также последовательность довольно проста. Из крайней дырки нитки продеваются во вторую, потом – в третью, потом – в четвёртую. После этого нить идёт в обратно порядке: из крайней в третью, из третьей во вторую. Затем она завязывается на узелок.
Заверение
Очень важный момент – это заверение прошитых документов. Особенно актуально это, когда нужно прошить документы для налоговой. Требуется в обязательном порядке подтвердить, когда и кем они были прошиты. Обычно это делается следующим образом:
Готовится стикер. Его можно просто набрать в MS Word и распечатать на бумаге, а потом обрезать по размеру примерно 4x6 сантиметров. Необходимо указать, что документы прошиты и пронумерованы, а также отметить, если они будут скреплены печатью. Также указываются данные лица, прошившего документы.
Бумага (лучше всего папиросная, чтобы узелок был хорошо виден) наклеивается так, чтобы закрывать узел и частично сами нити. При этом кончики нитей должны остаться, чтобы было видно, что это именно узелок.
Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло). После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху. Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности. Все перечисленные меры являются защитными и удостоверяют подлинность того, что документы были прошиты и скреплены.
Знание всей процедуры прошивки позволяет заранее избежать многих проблем и неприятностей. Например, зная, как прошить документы для регистрации ИП, можно предотвратить придирки со стороны контролирующих лиц. Поскольку в регламентирующих документах нет строгих и чётких указаний по поводу того, как прошивать документы, то небрежность в данном вопросе может привести к лишним претензиям, которые создадут дополнительные проволочки и вынудят переделывать документы.
Прошивка (шнуровка) документов: от А до Я
Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.
Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам.
Первое - неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации.
Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены. И доказать подмену будет очень сложно.
Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.
Точка зрения законодательных органов
На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:
- Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
- п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
- п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)", которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
- п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г. 26 февраля 2004 г.).
- ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки
Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.
Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:
- обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
- прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
- копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
- прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
Добавить рекламное объявление
Пошаговое руководство по прошивке
Как прошивать документы?
Обычно рабочие документы прошиваются для их удобного последующего хранения в архивах организации. По сути, прошивка документов представляет собой один из наиболее простых, а потому и более распространенных способов систематизации всех печатных документов. Она выполняется с целью сокращения их объёма, а также упорядочения их последовательности. Следует заметить, что прошивка документов, выполненная по всем правилам, исключает возможность умышленной подмены документов из папки в дальнейшем. Большинство видов деятельности, таких как,к примеру, ведение бухгалтерии – содержит в себе наличие документов, которые в процессе их использования и хранения должны быть защищены, как от подмены отдельных листов, так и от полного их изъятия.
Единого, официально утвержденного стандарта как прошивать документы, в настоящий момент, не существует, но существуют определенные принципы и общие требования, которые включают в себя наличие правильной нумерации листов и страниц документов, а также прошивку документальных пачек с последующей заверкой печатью и подписью всей подшивки.
Техника прошивки документов
Для того чтобы правильно прошить документы, в них необходимо сделать четыре прокола, предназначенных для помещения их в дальнейшем в твёрдую картонную обложку. Эти проколы необходимо делать с левой стороны, непосредственно на полях документа, так это позволит в полной мере сохранить читабельность, содержащегося в них текста. Как правило, расстояние между проколами должно составлять три сантиметра. В некоторых случаях, вместо четырёх отверстий допустимо сделать два прокола.Просверливать отверстия можно при помощи толстой иглы или специального канцелярского шила. В процессе предварительной подготовки документов для подшивки, из них необходимо удалить все металлические крепления (скрепки, булавки).
Если Вам нужно прошить документы для налоговой, то после того, как будут сделаны проколы в пачке документов, необходимо прошить документы, используя прочную нить. Чаще всего с этой целью используется крепкая капроновая нить, которая для большей надежности складывается в два раза. После того, как подборка документов будет прошита, прошивная нить должна быть завязана узелком на обороте самого последнего листа из всего перечня документов. Кроме того, необходимо чтобы у прошивной нити оставались свободные концы, длина свободных концов должна быть не менее пяти сантиметров.
Заключительный этап прошивки документов
В заключение вся прошивка должна быть опечатана, а на узелок прошивной нити необходимо наклеить бумажную наклейку (размером,примерно, 4-5см). Поверхность наклейки предназначается для дальнейшего нанесения подписи и печати. Узел прошивной нити, при желании можно опечатать сургучной печатью.
