Нотариальное действие процесс выполняемый уполномоченным государственным лицом
Фактически заявление это заменитель сущности обращающегося. Начальник бессознательно выстраивает ощущения о заявителе, что написал свои причины, читая обращение и его смысл. В случаях, когда ответ формируется от интеллектуального осознания это случается архи влиятельным. Изготовить полезный формуляр весьма дорого. Причина - это труд, не возможный без знаний.
Нотариальное действие – особый процесс, как правило, внесудебного характера, который осуществляется лицом, уполномоченным к данной деятельности государством, и заключающийся в приобретении отдельным документом, частным фактом и событием официального статуса, и как следствие повышенной исполнительной и доказательной силы. Правом исполнять нотариальные действия обладают исключительно нотариусы, в некоторых случаях, при отсутствии в отдельном населенном пункте нотариуса – должностные лица органов исполнительной власти, а также консульские представительства РФ на территории иностранного государства.
Реклама
§ 11. Рассмотрение заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в их совершении
В Российской Федерации нотариальные действия совершают нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах или занимающиеся частной практикой. Нотариальные действия от имени Российской Федерации на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений РФ, уполномоченные на совершение этих действий. В отдельных случаях нотариальные действия совершают уполномоченные должностные лица (командиры кораблей, главные врачи ЛПУ, начальники зимовок и проч.).
Нотариальные действия, совершаемые нотариусами и уполномоченными должностными лицами, установлены законодательством РФ.
В соответствии со ст. 35 Основ законодательства РФ о нотариате нотариусы, занимающиеся частной практикой, совершают следующие нотариальные действия: удостоверяют сделки и факты, факт нахождения гражданина в живых, факт нахождения гражданина в определенном месте, тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии; выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов; налагают и снимают запрещения отчуждения имущества; свидетельствуют верность копий документов и выписок из них, подлинность подписи на документах, верность перевода документов с одного языка на другой, время предъявления документов; передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам; принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги, документы на хранение; совершают исполнительные надписи, протесты векселей, морские протесты; предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков; обеспечивают доказательства.
Нотариусы, работающие в государственных нотариальных конторах, совершают все нотариальные действия, которые осуществляют нотариусы, занимающиеся частной практикой, а также выдают свидетельства о праве на наследство и принимают меры к охране наследственного имущества.
При отсутствии в нотариальном округе государственной нотариальной конторы совершение названных нотариальных действий поручается — совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты — одному из нотариусов, занимающихся частной практикой.
В совершении нотариального действия может быть отказано, если: такое действие противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям закона.
Отказ в совершении нотариального действия по иным основаниям не допускается.
Нотариус или должностное лицо по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях не позднее чем в 10-дневный срок со дня обращения должно быть вынесено постановление об отказе в совершении нотариального действия.
Только заинтересованное лицо, считающее совершенное нотариальное действие неправильным либо получившее отказ в его совершении, вправе подать заявление в суд для рассмотрения дела в порядке особого производства.
Заявление подается в районный суд по месту нахождения нотариуса или по месту нахождения должностного лица, уполномоченного на совершение нотариальных действий.
В особом производстве могут быть рассмотрены заявления на действия нотариусов (других должностных лиц, выполняющих нотариальные действия) при условии, если у заинтересованных лиц отсутствует спор о материальном праве, подведомственный суду.
Заявления лиц, оспаривающих права и обязанности, основанные на совершенном нотариальном действии, рассматриваются судом в порядке искового производства. Поэтому не могут быть рассмотрены в особом производстве, например, жалобы на отказ в выдаче свидетельства о праве на наследство ввиду пропуска срока на его принятие или спора о нем наследников. Если спор о праве устанавливается при подаче заявления или при рассмотрении дела, возбужденного по заявлению заинтересованного лица, судья, исходя из требований ст. 263 ГПК РФ, оставляет такое заявление без рассмотрения, разъяснив заявителю его право разрешить спор в порядке искового производства. В связи с этим при возникновении спора в процессе судебного разбирательства суд не вправе отменить совершенное нотариальное действие или обязать нотариальный орган его выполнить, т.е. рассмотреть заявление по существу.
В заявлении, которое рассматривается в порядке особого производства, должны содержаться все необходимые данные. Кроме сведений о заявителе в нем следует указать: фамилию, инициалы лица, выполнившего нотариальное действие либо отказавшего в его совершении, наименование органа, где это лицо работает; какое нотариальное действие считается неправильно совершенным или в совершении какого нотариального действия отказано; обстоятельства, на которых основано заявление; доказательства, подтверждающие изложенные в заявлении обстоятельства; сведения о других заинтересованных лицах.
Исходя из характера заявления и правоотношений сторон доказательствами, которые предлагается представить заявителю и другим лицам, участвующим в деле, должны быть подлинные нотариально удостоверенные документы: договоры, завещания, доверенности и другие письменные доказательства; документы, выданные нотариусом (например, свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов).
В случае отказа в совершении нотариального действия представляются документы, которые, по мнению заявителя, должны быть нотариально удостоверены или засвидетельствованы, а также постановление нотариуса об отказе в совершении нотариального действия.
В таком же порядке, как заявления на действия нотариуса или на отказ в их совершении, рассматриваются заявления о неправильном удостоверении завещаний и доверенностей или об отказе в их удостоверении:
- должностными лицами госпиталя, больницы, санатория, учреждения социального обслуживания, в том числе дома для престарелых и инвалидов, органов социальной защиты населения, экспедиции, воинской части, соединения, учреждения и военно-учебного заведения, места лишения свободы;
- капитаном морского судна, судна смешанного плавания или судна внутреннего плавания, плавающих под Государственным флагом РФ.
Заявление подается в суд в 10-дневный срок, исчисляемый со дня, когда заявителю стало известно о совершении или отказе в совершении нотариального действия. В этой связи суд при рассмотрении дела должен выяснять все обстоятельства, связанные с течением указанного срока, в том числе: дату совершения нотариального действия или отказа в его совершении; дату, когда заявителю стало известно о нотариальном действии, которое он оспаривает, либо об отказе в его совершении; по каким причинам заявитель обратился в суд с заявлением по истечении 10-дневного срока, если это имело место.
Если суд установит, что срок на обжалование нотариального действия (отказа в его совершении) заявителем был пропущен по уважительной причине, он может восстановить этот срок и рассмотреть заявление по существу.
Суд обязан привлечь к рассмотрению дела не только самого заявителя, но и нотариуса или должностное лицо, которое совершило нотариальное действие или отказало в его совершении.
Если суд удовлетворяет заявление, он своим решением отменяет совершенное нотариальное действие или обязывает его выполнить. В случае отмены нотариального действия в резолютивной части решения указывается, какое конкретное действие, когда и кем совершенное отменяется; при удовлетворении заявления на отказ в совершении нотариального действия — какое именно нотариальное действие и кем должно быть совершено.
Копия такого решения направляется в нотариальный орган, где было совершено нотариальное действие (отказано в нем), либо по месту работы должностного лица.
Общие правила совершения нотариальных действий
Закон о нотариате
Раздел 3 - Правила совершения нотариальных действий
Глава 4. Общие правила совершения нотариальных действий
Статья 41. Место совершения нотариальных действий
Нотариальные действия могут совершаться любым нотариусом или должностным лицом органов местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных статьями 9, 55, 60, 65, 66, 70-73, 85, 93 и 103 настоящего Закона, и других случаев, предусмотренных законодательством Украина.
Нотариальные действия совершаются в помещении государственной нотариальной конторы, в государственном нотариальном архиве, помещении, которое является рабочим местом частного нотариуса. или помещении органов местного самоуправления. В отдельных случаях, когда гражданин не может явиться в указанное помещение, а также когда того требуют особенности удостоверяемой сделки, нотариальные действия могут быть совершены вне указанных помещений.
Статья 42. Сроки совершений нотариальных действий
Нотариальные действия совершаются после их оплаты, а также в предусмотренных законом случаях после уплаты в бюджет налога с доходов физических лиц и в день подачи всех необходимых документов.
Совершение нотариального действия может быть отложено в случае необходимости истребования дополнительных сведений или документов от физических и юридических лиц или передачи документов на экспертизу, а также если в соответствии с законом нотариус должен убедиться в отсутствии у заинтересованных лиц возражений против совершения этого действия.
Срок, на который откладывается совершение нотариального действия в этих случаях, не может превышать одного месяца.
По обоснованному письменному заявлению заинтересованного лица, обратилась в суд и на основании полученного от суда сообщения о поступлении искового заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.
Законами Украины могут быть установлены также другие основания для отсрочки или приостановления совершения нотариальных действий.
Статья 43. Установка лица, обратившегося за совершением нотариального действия
Не допускается совершение нотариального действия в случае отсутствия лиц - его участников или их уполномоченных представителей.
При совершении нотариального действия нотариусы устанавливают личность участников гражданских отношений, обратившихся за совершением нотариального действия.
Установление личности осуществляется по паспорту или по другим документами, которые делают невозможным возникновение каких-либо сомнений относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия (Паспорт гражданина Украины, паспорт гражданина Украины для выезда за границу, дипломатический или служебный паспорт, удостоверение личности моряка. удостоверение члена экипажа, вид на жительство лица, проживающего в Украине, национальный паспорт иностранца или документ, его заменяющий, удостоверение инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданное по месту работы физического лица). Удостоверение водителя, личности моряка, инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданное по месту работы физического лица, не могут быть использованы гражданином Украины для установления его лица при заключении сделок.
Лицо в возрасте до 16 лет устанавливается по свидетельству о рождения при условии подтверждения родителями (одним из родителей) того, что это лицо является их ребенком.
Статья 44. Определение объема гражданской дееспособности физических лиц и проверка гражданской правоспособности и дееспособности юридических лиц, проверка полномочий представителя физического или юридического лица. Установка намерений сторон совершать сделка
При удостоверение сделок определяется объем гражданской дееспособности физических лиц, принимающих в них участие.
Определение объема гражданской дееспособности физического лица осуществляется по паспорту гражданина Украины или другим документам, предусмотренным статьей 43 этого Закона (кроме водительского удостоверения, личности моряка, инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданного по месту работы физического лица), которые делают невозможным возникновения любых сомнений относительно объема гражданской дееспособности физического лица, обратившегося за совершением нотариального действия. В случае необходимости нотариусу предоставляется справка о том, что лицо не страдающего психическим расстройством, которое может повлиять на ее способность осознавать свои действия и (или) руководить ими.
В случае наличия сомнений относительно объема гражданской дееспособности физического лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус обязан обратиться в орган опеки и попечительства по месту жительства соответствующего физического лица для установления факта отсутствия опеки или попечительства над таким физическим лицом.
При проверке гражданской правоспособности и дееспособности юридического лица нотариус обязан ознакомиться с учредительными документами, информацией о ней, которая находится в Едином государственном реестре юридических и физических лиц - предпринимателей этого юридического лица и проверить, нотариальное действие, которое совершается, объему его гражданской правоспособности и дееспособности.
В случае наличия у нотариуса сомнений относительно представленных документов он может потребовать от этого юридического лица, государственного регистратора, органов доходов и сборов, других органов, учреждений и физических лиц дополнительные сведения или документы.
Нотариус при удостоверении сделок, совершении других нотариальных действий с участием уполномоченного представителя устанавливает его личность в соответствии с требованиями статьи 43 настоящего Закона, а также проверяет объем его полномочий.
Нотариусу подается доверенность или другой документ, предоставляющий полномочия представителю. Действительность доверенности проверяется нотариусом при помощи Единого реестра доверенностей.
Если от имени юридического лица действует коллегиальный орган, нотариусу представляется документ, в котором закреплены полномочия данного органа и распределение обязанностей между его членами.
В случае наличия сомнений относительно уполномоченного представителя, а также его гражданской дееспособности и правоспособности нотариус право сделать запрос в соответствующей физического или юридического лица.
Нотариус обязан установить истинные намерения каждой из сторон к совершению сделки, он удостоверяет, а также отсутствие у сторон возражений по каждой из условий сделки.
Установления действительных намерений каждого из участников сделки осуществляется путем установления нотариусом одинакового понимания сторонами значение, условий сделки и его правовых последствий для каждой из сторон.
Установления действительных намерений одной из сторон сделки может быть осуществлено нотариусом при отсутствии другой стороны с целью исключение возможности постороннего влияния на его волеизъявления.
Сделка удостоверяется нотариусом, если каждая из сторон одинаково понимает значение, условия сделки и его правовые последствия, о чем свидетельствуют личные подписи сторон на сделке.
Статья 45. Подписание нотариально удостоверяемых сделок, заявлений и иных документов
При удостоверении сделок и совершении иных нотариальных действий в случаях, предусмотренных законодательством, нотариусом проверяется подлинность подписей участников сделок и других лиц, обратившихся за совершением нотариального действия.
Нотариально удостоверяемые сделки, а также заявления и иные документы подписываются в присутствии нотариуса. Если заявление или иной документ подписаны в отсутствие нотариуса, лицо, обратилось за совершением нотариального действия, должно лично подтвердить, что документ подписан им.
Если физическое лицо вследствие физического недостатка или болезни не может собственноручно подписать документ, то по его поручению в ее присутствии и в присутствии нотариуса этот документ может подписать другое лицо. О причинах, по которым физическое лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не могла подписать документ, отмечается в удостоверительной надписи. Сделка за человека, который не может подписать его, не может подписывать лицо, в пользу или по участием которой его удостоверена.
Статья 46. Истребование сведений и документов, необходимых для совершения нотариальных действий
Нотариусы или должностное лицо, совершающее нотариальные действия, имеет право истребовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариального действия.
Сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий, должны быть представлены в срок, определенный нотариусом. Этот срок не может превышать одного месяца.
Непредставление сведений и документов по требованию нотариуса является основанием для отложения, приостановления совершения нотариального действия или отказа в ее совершении.
Статья 46-1. Полномочия нотариусов в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и их обременений
Нотариус как специальный субъект, на которого возлагаются функции государственного регистратора прав на недвижимое имущество и который имеет печать такого регистратора, осуществляет полномочия в соответствии с Законом Украины "О государственной регистрации вещных прав на недвижимое имущество и их обременений" .
Нотариус при совершении нотариальных действий с недвижимостью, объектом незавершенного строительства имеет доступ и пользуется Государственным реестром прав на недвижимое имущество, осуществляет поиск в нем сведений о зарегистрированных вещных правах на недвижимое имущество, объект незавершенного строительства, обременения таких прав и по его результатам формирует выписку из Государственного реестра прав на недвижимое имущество, который остается в деле государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.
Пользование Государственным реестром прав на недвижимое имущество осуществляется непосредственно нотариусом, который совершает соответствующее нотариальное действие.
Статья 47. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий
Документы, изложенные на двух и более листах, представляемых для совершения нотариального действия, должны быть прошиты способом, делает невозможным их разъединение без нарушения целостности, а листы пронумерованы и скреплены печатью юридического лица, выдавшего документ.
Тексты нотариально удостоверяемых сделок, заявлений, удостоверяемых копий документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны ясно и четко, даты, касающиеся содержанию документа сделок, должны быть обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц и их идентификационный код по данным Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц - предпринимателей - без сокращений с указанием их местонахождения. Фамилии, имена и отчества физических лиц, их местожительство и идентификационный номер по данным Государственного реестра физических лиц плательщиков налогов, кроме уполномоченных представителей юридических лиц, должны быть написаны полностью, а в случаях, предусмотренных законами, - с указанием даты их рождения.
Для совершения нотариальных действий не принимаются документы, не отвечают требованиям законодательства или содержат сведения, унижают честь, достоинство и деловую репутацию физического лица или деловую репутацию юридического лица, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные незастережни исправления, документы, тексты которых невозможно прочитать вследствие повреждения, а также документы, написанные карандашом.
Статья 48. Совершение удостоверительных надписей и выдача свидетельств
При удостоверении сделок, свидетельствовании верности копий документов и выписок из них, подлинности подписи на документах, верности перевода документов с одного языка на другой, а также при удостоверении времени предъявления документа на соответствующих документах совершаются удостоверительные надписи.
В подтверждение права на наследство, права собственности, удостоверения фактов нахождения гражданина в живых, нахождения его в определенном месте, о принятии на хранение документов выдаются соответствующие свидетельства
Статья 49. Отказ в совершении нотариальных действий
Нотариус или должностное лицо, совершающее нотариальные действия, отказывает в совершении нотариального действия, если:
совершение такого действия противоречит законодательству Украины;
не представлены сведения (информацию) и документы, необходимые для совершения нотариального действия;
действие подлежит совершению другим нотариусом или должностным лицом, совершающим нотариальные действия;
есть сомнения в том, что физическое лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, осознает значение, содержание, правовые последствия этого действия или это лицо действует под влиянием насилия;
с просьбой о совершении нотариального действия обратился лицо, в установленном порядке признано недееспособным, или уполномоченный представитель не имеет необходимых полномочий;
сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в их уставе или положении, или выходит за пределы их деятельности;
лицо, обратившееся с просьбой о совершении нотариального действия, не внесла плату за ее совершения;
лицо, обратившееся с просьбой о совершении нотариального действия, не внесла установленные законодательством платежи, связанные с ее совершением;
в других случаях, предусмотренных Законом.
Нотариус или должностное лицо, совершающее нотариальные действия, не принимает для совершения нотариальных действий документы, если они не отвечают требованиям, установленным в статье 47 настоящего Закона, или содержащих сведения, предусмотренные частью третьей статьи 47 настоящего Закона.
Нотариусу или должностному лицу, которое совершает нотариальные действия, запрещается необоснованно отказывать в совершении нотариального действия.
По требованию лица, которому отказано в совершении нотариального действия, нотариус или должностное лицо, совершающее нотариальные действия, обязаны изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. Об отказе в совершении нотариального действия нотариус в течение трех рабочих дней выносит соответствующее постановление.
Статья 50. Обжалование нотариальных действий или отказа в их совершении
Нотариальное действие или отказ в его совершении, нотариальный акт обжалуются в суд.
Право на обжалование нотариального действия или отказа в ее совершении, нотариального акта имеет лицо, прав и интересов которого касаются такие действия или акты
Статья 51. Меры, принимаемые нотариусами и другими должностными лицами, совершающими нотариальные действия, при обнаружении нарушения закона
Нотариус или должностное лицо, совершающее нотариальные действия, в При обнаружении во время совершения нотариальных действий нарушение законодательства незамедлительно сообщает об этом соответствующие правоохранительные органы для принятия необходимых мер.
Если подлинность представленного документа вызывает сомнение, нотариус или должностное лицо, совершающие нотариальные действия, вправе оставить этот документ и отправить его в экспертное учреждение (эксперта) для проведения экспертизы, оплата которой производится в установленном законом порядке.
В случае выявления нотариусом или должностным лицом, совершающие нотариальные действия, которыми допущена ошибка при совершении нотариального действия или совершенная нотариальное действие не соответствует законодательству, нотариус или должностное лицо, совершающие нотариальные действия, обязаны сообщить об этом стороны (лиц), отношении которых совершено нотариальное действие, для принятия мер по отмену данного нотариального действия согласно законодательства.
Статья 52. Регистрация нотариальных действий
О все нотариальные действия, совершаемые нотариусами или должностными лицами органов местного самоуправления, делается запись в реестре для регистрации нотариальных действий после того, как нотариус сделает удостоверяющая надпись на документе или подпишет документ, что им кажется.
Каждая нотариальное действие регистрируется под отдельным порядковым номером. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано, отмечается в документе, который выдается нотариусом, или в удостоверительной надписи.
Реестр для регистрации нотариальных действий должен быть прошнурован, листы пронумерованы. Количество листов в реестре должна быть заверена подписью должностного лица соответствующего органа юстиции и печатью Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе. Каждый нотариус ведет отдельный реестр.
Запись в реестре делается четко, разборчиво, с заполнением всех граф, предусмотренных по установленной форме. Не допускаются подчистки, приписки, другие незастережни исправления и запись карандашом.
Запись в реестре является доказательством совершения нотариального действия.
Порядок ведения реестров для регистрации нотариальных действий и их форма устанавливаются Министерством юстиции Украины.
Статья 53. Выдача дубликата нотариально удостоверенного документа
В случае утраты или порчи документа, удостоверенного или выданного нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, по письменному заявлению лиц, перечисленных в первом предложении части пятой статьи 8 настоящего Закона, выдается дубликат утраченного документа.
Выдача дубликата утерянного или испорченного документа осуществляется государственным нотариальным архивом. До передачи в архив экземпляров документов, удостоверенных или выданных нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления, дубликат утраченного документа выдается соответственно нотариусом или должностным лицом исполнительного комитета по месту его хранения.
Государственный нотариальный архив или государственная нотариальная контора выдают также дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, указанных в статье 40 настоящего Закона.
Нотариальное делопроизводство
В системе органов нотариата нотариальное делопроизводство занимает особое место, что обусловлено его задачей. Четкая и правильная организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для организации качественного и оперативного обслуживания населения, соблюдения требований законодательства относительно законности, обоснованности и оперативности работы нотариуса, содействие гражданам и юридическим лицам в осуществлении их прав и законных интересов, соблюдения тайны совершения нотариальных действий.
Нотариальное делопроизводство является объемным понятием, охватывает круг вопросов, связанных с ведением документирования управленческой деятельности учреждений государственного нотариата, приемом, рассмотрением и регистрацией корреспонденции, составлением и оформлением служебных документов, контролем за исполнением документов, составлением номенклатуры и формированием дел, а также поставкой, хранением и учетом специальных бланков нотариальных документов и т. п..
Нотариальное делопроизводство регулируется Правилами ведения но-тариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции Украины от 3 февраля 1994 № 6/5. Настоящие Правила устанавливают единый для государственных и частных нотариусов порядок ведения нотариального делопроизводства, составления и оформления служебных документов. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины и указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверяющих надписей на соглашениях и удостоверяемых документах.
Ответственность за правильную организацию и ведение нотариального делопроизводства несет частный нотариус, а в государственных нотариальных конторах и государственных нотариальных архивах - заведующие, которые их возглавляют. В государственной нотариальной конторе, государственном нотариальном архиве, где есть несколько работников, ведение делопроизводства и архива приказом заведующего может полагаться на одного из этих работников, отражается в его должностной инструкции.
Ведение делопроизводства и архива частного нотариуса может быть положено им на лицо, работающее в него по трудовому договору.
При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или лица, на которое возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются лицу, назначается, о чем составляется соответствующий акт.
Язык нотариального делопроизводства определяется статьей 20 Закона Украинской ССР "О языках в Украинской ССР».
Делопроизводство по заявлениям и жалобам граждан в государственных но-тариальних конторах и государственных нотариальных архивах ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на предназначенных для этого человек.
Составление и оформление служебных документов.
Для составления служебных документов используется только бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).
Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготавливаются в соответствии с требованиями нормативной документации.
Согласно Приказу Министерства юстиции Украины от 22 января 1998 и Положением о поставках, хранение, учет и отчетность расходования бланков нотариальных документов, введены специальные бланки нотариальных документов нового образца, которые являются необходимой частью делопроизводства в нотариальных органах. Эти бланки используются только нотариусами и предназначены, с одной стороны, для оперативности работы нотариусов, а с другой, - для предотвращения подделки документов.
На специальных бланках выполняются все экземпляры документов, за исключением экземпляра, который остается в делах нотариуса или государственного нотариального архива. На этом экземпляре нотариус указывает серию и номера использованных на нотариальное действие специальных бланков. Серия и номер использованного бланка указываются также в реестре для регистрации нотариальных действий в графе «Содержание нотариального действия».
На специальных бланках излагаются экземпляры:
- Сделок, для которых действующим законодательством установлена обязательная нотариальная форма (кроме учредительных договоров и учредительных актов);
- Сделок, для которых действующим законодательством не предусмотрено обязательной нотариальной формы, но которые удостоверяются по желанию сторон;
- Договоров о расторжении всех вышеуказанных сделок, а также о внесении изменений и дополнений к нотариально удостоверенным сделкам;
- Свидетельств об установлении опеки над имуществом физического лица, признанного безвестно отсутствующим, а также физического лица, место пребывания которого неизвестно;
- Свидетельств о праве на наследство;
- Свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;
- Свидетельств о приобретении имущества с публичных торгов (аукционов);
- Свидетельств исполнителя завещания;
- Свидетельств об удостоверении фактов;
- Свидетельств об удостоверении и принятии на хранение секретных завещаний;
- Свидетельств о принятии на хранение документов;
- Свидетельств о передаче заявлений физических и юридических лиц
другим физическим и юридическим лицам;
- Актов о морских протестах и. протестах векселей;
- Дубликатов документов.
Указанные нотариальные действия, выполненные без использования специального бланка, не действуют.
По просьбе заинтересованных лиц использование специальных бланков нотариусами допускается также при совершении нотариальных действий, в отношении которых их использование не является обязательным.
В случае если нотариус удостоверяет правильность перевода документа с одного языка на другой, текст перевода излагается на специальном бланке.
В случае если текст нотариального документа изложен на трех и более страницах, на бланках излагаются первая и последняя страницы текста документа.
Специальные бланки не используются: при принятии мер к охране наследственного имущества; установлении опеки над имуществом физического лица, признанного безвестно отсутствующим; установлении опеки над имуществом физического лица, место пребывания которого неизвестно, при заключении договора об управлении наследием, при принятии в депозит денежных сумм и ценных бумаг. Удостоверение нотариусом подлинности подписи переводчика на переводе, свидетельствование верности копий (фотокопий) из документов и выписок из них тоже могут осуществляться без использования специальных бланков.
Относительно других документов, то следует отметить, что каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем) указывается на бланке. К каждому печатаемого на бумаге формата А4, независимо от его назначения состоит заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отражать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».
Документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. При адресации документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя.
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.93), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ней ставится ноль. Например, 3 января 1994 следует писать: 03.01.94. Допускается также такая последовательность написания даты: год, месяц и число месяца. Например: 1994.01.15.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
В случаях, предусмотренных действующим законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров, например: «Приложение 5 л. в 2 экз. ».
Исполнительные надписи совершаются нотариусами на документах, устанавливающих задолженность. Если исполнительная надпись не помещается на документе, устанавливающем задолженность, то он должен быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу специальном бланке. При совершении протестов векселей и удостоверении неоплаты чеков соответствующие отметки и надписи выполняются на этих документах.
При составлении документов организационно-распорядительного характера также следует руководствоваться правилами ведения делопроизводства. Так, в частности, на каждом документе должно быть указано его наименование (приказ, распоряжение, справка, отчет), а также заголовок, который должен быть достаточно лаконичным и отражать содержание и назначение документа. В документе обязательно проставляется дата, он подписывается данным лицом, от которого он исходит, с указанием его должности и проставлением печати.
Следует отметить, что документы, на основании которых совершены но-тариальну действие, приобщаются к экземпляру сделки, свидетельства о праве на наследство и др. И остаются в делах нотариуса.
Оригиналы документов (например, акты гражданского состояния о рождении, браке, смерти) возвращаются лицам, которые подали, а у нотариуса остаются их копии (фотокопии).
Копии (фотокопии) подаются заинтересованными лицами или по их просьбе изготавливаются нотариусом или иным работником нотариальной конторы или лицом, находящимся в трудовых отношениях с нотариусом. На таких копиях нотариус делает надпись «Копия верна», ставит дату и свою подпись, которые скрепляет печатью.
Документы, удостоверяющие физических лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, их представителей или представителей юридических лиц, возвращаются лицам, которые подали, в реестре записываются наименование документа, его номер, дата выдачи и наименование учреждения, выдавшего документ.
Если физическое лицо обратилось за удостоверением правильности копий (фотокопий) документа или выписок из документа, нотариус устанавливает его личность и делает в реестре отметку «Личность установлено».
Не остаются в в делах нотариуса:
- Документы, подтверждающие право собственности физических или юридических лиц на жилой дом (часть дома), здание, усадьбу, квартиру, садовый дом, гараж, земельный участок или их части, другое недвижимое имущество (свидетельство о праве собственности на жилье, свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, государственные акты о праве собственности на землю, договора купли-прода-жи, дарения, мены жилого дома (части дома), здания, дома, квартиры, садового дома, гаража, земельного участка, другого недвижимого имущества, в том числе зарегистрированные на бирже, договора о выделении в натуре доли из недвижимого имущества, договора о разделе недвижимого имущества и др.). - если удостоверяется договор о залоге, аренде и т. имущества или найма (ссуды) жилья. отчуждение собственником (собственниками) части
принадлежащего ему (им) имущества, а также если участники общей долевой собственности имеют один общий правовстановлюваль-ный документ на упомянутое имущество и один из них отчуждает принадлежащую ему долю (или долю от доли) договоры об отчуждении незаконченных строительством жилых домов, зданий ( их частей) или других сооружений; договоры о порядке установления или изменение размера идеальных долей в общей долевой собственности, а также договоры о порядке владения и пользования общим имуществом.
При удостоверении договоров об отчуждении доли имущества (или доли от доли) на правоустанавливающих документах, возвращаются отчуждателя, делается надпись о содержании удостоверенного договора, например: «Продано 1/4 часть этого дома по договору, удостоверенным 15 февраля 1993 по реестру № 1231 », дата, подпись нотариуса, скрепляются печатью нотариуса; сертификат о праве на земельную долю (пай), трудовая книжка члена коллективного или другого сельскохозяйственного предприятия, находилось на территории, подвергшейся радиоактивному загрязнению, - при удостоверении договоров отчуждения земельной доли (пая )
- Охранные свидетельства - при удостоверении договоров поднайма; свидетельства о регистрации, технические паспорта, регистрационные талоны, чеки, справки-счета магазина на автотранспортные средства, другие самоходные машины и механизмы - при удостоверении договоров об их отчуждении, залоге, аренде, ссуду, при выдаче свидетельства о праве на наследство или о праве собственности на нее;
- Документы, подтверждающие факт передачи имущества с правом его залога.
О наличии указанных документов делается отметка в реестре для регистрации нотариальных действий одновременно с регистрацией нотариального действия, для совершения которой требовался один из таких документов, или отметка на экземплярах сделок, на заявлениях о выдаче свидетельств о праве на наследство и свидетельств о праве собственности или на других документах, которые приобщаются к нотариально оформленных документов, после чего они возвращаются лицу, их подала. Отметка, в которой указываются название документа, кем, когда, по какому номеру и на чье имя он выдан, подписывается нотариусом.
Все совершенные нотариальные действия регистрируются в реестре нотариальных действий, формы которых утверждены Приказом Министерства юстиции Украины от 07.02.94 № 7/5. Согласно этому приказу, различают
два вида реестров: собственно для регистрации нотариальных действий (форма 1) и для регистрации запретов отчуждения жилых домов, квартир, дач, садовых участков и другого недвижимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судебными и следственными органами (форма 2).
У каждого нотариуса в конторе есть реестр под определенным индексом, не изменяется в течение всего срока его работы в этой конторе. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов в реестре должно быть заверено подписью должностного лица Главного управления юстиции Министерства юстиции в Автономной Республике Крым, областных, Киевского и Севастопольского городских управлений юстиции, уполномоченного на то начальниками этих управлений. Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью соответствующего управления.
Запись нотариального действия в реестр производится нотариусом или консультантом государственной нотариальной конторы или лицом, находящимся в трудовых отношениях с частным нотариусом, только после того, как удостоверяющая надпись на документе или документ, который выдается нотариусом, им подписаны. Запись карандашом в реестре не допускается.
Каждый нотариус ведет отдельный реестр. В государственной нотариальной конторе, где работают несколько нотариусов, реестрам присваиваются индексы, которые совпадают с номером печати государственного нотариуса. В этом случае номера на документах, оформляемых нотариусом, обозначаются следующим образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 идр. Где первая цифра означает индекс реестра, а вторая - порядковый номер записи.
В государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса могут быть несколько реестров, в каждом из которых регистрируют отдельный вид нотариальных действий.
В этом случае номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1-К-10 (то есть, запись по телефону десятым сделано в первом реестре для регистрации удостоверения правильности копий документов в многосложных государственной нотариальной конторе), № С-В 5 (запись по номерок пятым в третьем реестре для регистрации исполнительных надписей в многосложных государственной нотариальной конторе), № Д-4 (запись по телефону четвертым в реестре для записи доверенностей в односложных государственной нотариальной конторе или у частного нотариуса).
Приписки и исправления, сделанные в реестре для регистрации но-тариальних действий, должны быть защищены нотариусом и скрепленные его подписью.
Регистрации подлежат все документы, находят в контору и требующие исполнения. Не подлежат регистрации следующие документы:
1. Письма, поступившие в копии, к сведению.
2. Сообщение о заседании, совещания, собрания и повестку дня.
3. Графики, совещания, заявки, разнарядки.
4. Информация, посланная к сведению.
5. Учебные планы, программы.
6. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.
7. Тарифы, прейскуранты.
8. Поздравительные письма и приглашения.
9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
11. Формы статистической отчетности.
Каждая совершенная нотариусом нотариальное действие регистрируется по отдельным порядковым номером. Этот же номер указывается на нотариально оформленном документе (если их несколько экземпляров, то на каждом из них) и в удостоверяющих надписях. Запись в реестре должен содержать порядковый номер с начала года, что дает возможность исключить нарушение установленного порядка совершения нотариальных действий, в частности осуществление их задним числом. В реестре отображается дата совершения нотариального действия, ФИО, место жительства физического лица или полное наименование и местонахождение юридического лица, обратившегося за совершением этого нотариального действия, или их представители, документ, удостоверяющий личность, подтверждающий полномочия представителя. Далее указывается содержание нотариального действия и размер взысканного государственной пошлины или платы за нотариальное действие, а также расписка о получении нотариально оформленного документа.
Сведения о совершении отдельных видов нотариальных действий подлежат регистрации в Едином реестре, перечень и порядок ведения которых устанавливаются Министерством юстиции Украины.
В реестре для регистрации нотариальных действий вносится запись об уже совершенном нотариальном действии именно после подписания нотариусом документа и проставления на нем печати.
Нотариальное действие считается совершенным с момента регистрации его в реестре для регистрации нотариальных действий.
Для учета документов и контроля за их выполнением в но-тариальний конторе ведут такие книги и журналы:
- Алфавитную книгу учета завещаний;
- Книгу учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества и установлении опеки над имуществом физического лица, признанного безвестно отсутствующим, или над имуществом физического лица, место пребывания которого неизвестно;
- Книгу учета ценностей;
- Книгу учета и регистрации наследственных дел;
- Алфавитную книгу наследственных дел;
- Книгу учета договоров на управление наследством;
- Алфавитную книгу учета запрещений отчуждения и арестов имущества;
- Описи дел постоянного хранения;
- Описи дел временного хранения;
- Описание дел за соответствующие годы;
- Журнал регистрации входящих документов;
- Журнал регистрации исходящих документов;
- Журнал регистрации собственных приказов (распоряжений);
- Разносную книгу для местной корреспонденции;
- Контрольную картотеку или папку;
- Книгу жалоб и предложений.
Контроль за исполнением документов. В государственных нотариальных конторах, государственных нотариальных архивах на контроль берутся документы, поступившие от Министерства юстиции Украины, Министерства юстиции Республики Крым, управлений юстиции областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций, с указанием (просьбой) сообщить о результатах их рассмотрения.
Заведующим государственной нотариальной конторой, государственным нотариальным архивом могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Контроль за исполнением документов может вестись на регистрационно-контрольных карточках или с помощью специальной контрольной папки (в учреждениях государственного нотариата с ограниченным количеством работающих).
Отдельно следует сказать о ведение номенклатуры дел в но-тариальний конторе, которая ведется с целью более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства. Номен-клатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива, частного нотариуса составляется на основании примерных номенклатур, которые утверждаются Министерством юстиции Украины по согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.
В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся нотариусами, а также реестры, книги, журналы.
Номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы, частного нотариуса утверждается заведующим нотариальной конторой, частным нотариусом и согласовывается с соответствующим государственным нотариальным архивом. О составленную номенклатуру дел (нарядов) частник нотариус должен также сообщить соответствующую государственную архивную учреждение.
В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. Если в течение года возникнет необходимость в заведении дел (нарядов), не предусмотренных но-менклатуру, они дополнительно вносятся в номенклатуру, для чего в номенклатуре предусматриваются резервные номера.
В конце года номенклатура обязательно закрывается итоговой записью, в котором указывается количество и категории фактически заведенных за год дел. Итоговая запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за ведение делопроизводства, или частный нотариус.
Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы, частного нотариуса, государственном нотариальном архиве постоянно.
Все выполненные документы группируются в дела (наряды).
В отличие от других документов, заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждая из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в книге учета наследственных дел и им присваивается номер, соответствующий порядковому номеру в этой книге.
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению. Если наследственное дело не закончен производством в текущем году, она переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. В середине дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен размещаться после документа-запроса. Отчеты должны смещаться в деле (наряде) того года, к которому они относятся по своему содержанию независимо от времени их составления.
Не допускается включение в дела (наряда) документов, не относящихся к ней, а также черновиков и проектов документов.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов), как правило, не допускается.
Законченные производством дела (наряды) временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения после окончания срока их хранения в государственной нотариальной конторе или у частного нотариуса должны казаться в государственный нотариальный архив для последующего хранения и использования. Дела (наряды) со сроком хранения до 10 лет в государственный нотариальный архив не сдаются.
Реестры, дела (наряды) текущего делопроизводства и законченные производством до передачи их в государственный нотариальный архив или на уничтожение должны храниться в шкафах, столах, которые замыкаются и предотвращают влияние на документы солнечного света, пыли.
По окончании года должностное лицо, ответственное за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, частный нотариус осуществляет подготовку дел к архивному хранению и уточняет систематизацию документов в делах, проводит оформление дел (нарядов). Дела временного и постоянного хранения помещаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются.
В конце правил (наряда) на чистом листе делается свидетельствовать-тельный надпись, например: «В деле (наряде) прошито и прони-меровано 15 (пятнадцать) листов. Ответственный за архив - подпись, дата ».
Документы со сроком хранения до 10 лет у дела (наряды) НЕ подшиваются.
На дела временного и постоянного хранения составляются отдельные описи. Описание состоит из годовых разделов и представляет собой перечень названий дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Описи дел составляются в 4-х экземплярах по установленной форме.
В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и словами) количество дел, внесены в опись, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. Окончание описания обязательно соглашается с государственным нотариальным архивом.
Одновременно с подготовкой документов к хранению внедрится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.
В ходе подготовки документов к последующему хранению в дер-ном нотариальном архиве постоянно действующей экспертной комиссией производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для включения в состав Национального архивного фонда или уничтожения.
Согласно утвержденным описаниям государственная нотариальная контора, частный нотариус обязаны в установленный срок сдать в государственный нотариальный архив дела (наряды), внесены в опись.
Уничтожение документов производится после того, как описи на дела (наряды) временного и постоянного хранения утверждены государственным нотариальным архивом.
