Главная Домашняя энциклопедия

Организация системы документооборота


Перед тем как сложить претензионный документ, будет правильным размышляя разбить документ на три главных составляющих. Они не всегда будут напечатаны в том же порядке. Сначала нужно понять к чему вы стремитесь в конце заявления, справивишись, соберите мотивы. Существенными могут быть деловые обычаи, приказы ведомств, местные правила. Вступление критично важный раздел, который вносит отпечаток. Также постарайтесь выяснить кому направлен составляемый претензионный документ и кто именно должен его читать.

Несмотря на то, что сейчас активно развивается информатизация документооборота, бумажный оригинал документа всегда является подтверждением и основанием для совершения того или иного юридического процесса. В этой связи необходимо создание надежной системы обмены документами. Компания Хантер ИТ предлагает эффективное решение – пневмопочту.

Компания Хантер ИТ занимается производством и поставкой транспортеров, транспортерных систем, портальных  роботов, оборудования для обработки почты и пневмопочтовых систем для промышленных предприятий, системы здравоохранения и торговли.

На сегодняшний день наша продукция поставляется в Финляндию, Данию, Грецию, Польшу, Чехию, Россию, Украину, Словакию, Францию, Испанию, Италию, Малайзию, Норвегию, Швецию, Казахстан, Австрию, Ирландию, ОАЕ, США, Канаду, Корею, Недерланды, Сингапур, Индию и Великобританию. Предприятие Хантер ИТ располагается в Шведском городке Гонгхестер недалеко от Буроса и входит в концерн Вэттерледенс Инвест АВ. Компания предлагает самые различные решения – начиная от rullbanor и до пневмопочты.

Что  представляет собой пневмопочта (Пневматическая почта)?

Больше столетия назад людям пришла в голову идея пересылать лёгкие грузы с помощью воздуха. Спустя время людей перестала устраивать эффективность и скорость доставки корреспонденции курьерской почтой, стали появляться альтернативные варианты, которые в конце концов привели к появлению понятия пневмопочта.

Пневматическая почта — это эффективный и простой, а также надёжный способ передачи лёгких объектов (ценные бумаги, денежные купюры и т.д.) помещённых в специально созданный герметичный контейнер, по системе полых труб при помощи обыкновенного воздуха, который нагнетает или, напротив, всасывает специальный компрессор.

Воздух, подаваемый в трубу таким образом, заставляет капсулу двигаться в трубе в необходимом направлении. Конструкция капсул такова, что пневматической почтой можно пересылать не только деньги и документы, но и жидкости и сыпучие материалы.

Система документооборота. Практикум по организации документооборота

Государственные и коммерческие предприятия самостоятельно определяют систему документооборота. При этом им, безусловно, необходимо учитывать требования специальных нормативно-правовых актов.

Сложность организации документооборота и делопроизводства предприятия зависит, прежде всего, от его размеров и интенсивности хозяйственной деятельности. Тем не менее, даже на небольшом предприятии существуют элементы организации документооборота следующих участков работы:

    Делопроизводство, служебная и организационно-распорядительная документация

При определении правил делопроизводства на предприятии необходимо принимать во внимание требования Национального стандарта Украины «Унифицированная система организационно-распорядительной документации…» ДСТУ 4163-2003.

    Кадровое делопроизводство, документирование трудовых правоотношений

При организации кадрового делопроизводства необходимо учитывать многочисленные требования Кодекса законов о труде в Украине, специальных законодательных актов, а также приказов Минтруда и других ведомств. Для правильного ведения кадрового делопроизводства специалисту, безусловно, требуется специальная подготовка.

    Бухгалтерский документооборот     

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника или уполномоченного им органа (должностного лица).

Основными этапами организации бухгалтерского учета и создания системы бухгалтерского документооборота являются: создание бухгалтерской службы или выбор другой формы организации бухучета, утверждение основных локальных актов в сфере бухгалтерского документооборота, в первую очередь – приказа об учетной политике и графика документооборота. При этом, снова же, нужно детально ознакомиться с требованиями Закона о бухучете, Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, других законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов.

    Организация договорной работы на предприятии

Пожалуй, договорная работа – это наиболее «свободный» участок системы документооборота, поскольку законодательство вообще не содержит требований к ее организации. То есть вопрос систематизации договоров, их нумерации и другие подобные аспекты остаются на усмотрение администрации предприятия. Тем не менее, при подготовке проекта договора, его оформлении и подписании необходимо учитывать массу сложнейших нюансов гражданского и хозяйственного права.

Указанные выше информационные блоки легли в основу практического семинара КЦПРБ «Документооборот на предприятии» . который проводится нашей компанией в Киеве. Приглашаем к участию в семинаре бухгалтеров, юристов, кадровиков, офис-менеджеров, внутренних аудиторов предприятий, работников консалтинговых компаний и других специалистов, которые интересуются вопросами организации системы документооборота.

Организация документооборота на предприятии, управление документооборотом

Представление о документообороте

Документ является материальным объектом c закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенным для передачи от одного лица другому. К определению документа можно отнести как современные компьютерные файлы или электронные письма, так и использовавшиеся в незапамятные времена папирусы, берестяные грамоты, глиняные таблички и т.д.

Документооборот можно определить, как процесс, целью которого является движение документов между моментами их создания, получения, завершения пользования, отправкой в архив.

Документы предназначены для ведения хозяйственной деятельности предприятия или организации и являются основой различных видов отчетности. Многие документы из прошлого имеют историческую или культурную ценность.

Документальный фонд находится в ведении руководителя организации, который несет за него персональную ответственность. Работа с документами и организация документооборота на предприятии должна осуществляться в соответствии с законодательством.

Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота. Одной из ведущих систем автоматизации документооборота на российском рынке является клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота на предприятии и управления документооборотом.

Организация документооборота

Читайте также:

Само понятие термина «документооборот» неоднозначно. Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства. Однако правильнее было бы говорить об управлении бизнес-процессами и техноло­гическими процессами компании.

Цель разработки оптимального документооборота - создание эффективной схемы управления документацией, функционирование которой основано на тесном взаимодействии различных служб. Эта система должна отвечать следующим требованиям:

- прямоточность движения документов;

- оперативное распределение документов между специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- только необходимое перемещение документов;

- однократность каждой операции с документом;

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними.

Вопросы организации документооборота мало освещены в спе­циальной литературе, а нормативная база давно устарела. В соответс­твии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предпри­ятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)». Согласно стандарту «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16847-83, утвержденному Постановлением Гос­стандарта СССР от 31.10.83 г. № 5231, документооборот - это «движе­ние документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Эта формулировка без изменений приводится в одноименном российском ГОСТ Р 51141-98.

Движение документов должно регламентироваться технологи­ческими схемами, в которых отражаются этапы и пункты прохожде­ния, сроки обработки и исполнения документов (например, форма «График документооборота»). Эти схемы позволяют устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть определять оптимальное число подразделений (исполнителей), через которые должен пройти каждый документ, и минимальный срок его нахожде­ния в подразделении (у исполнителя).

Существуют Типовые нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению, разработанные для управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В общем случае регламентация работы с документами в организа­ции должна исходить из принципа «необходимости и достаточности», поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.

Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система докумен­тооборота сама является важным средством формирования корпора­тивной культуры и качества менеджмента.

В работе по организации документооборота должны участвовать все подразделения предприятия. В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, исключая информационное и документационное обеспечение, расши­рение применения компьютерных технологий и электронного доку­ментооборота.

Заниматься организацией системы документооборота могут также консультанты, и в этом случае задача предприятия - подде­рживать созданный механизм документооборота в рабочем состоя­нии.

В настоящее время следует учитывать расширение использования компьютерных систем нового поколения. Системы автоматизации градиционного документооборота, внедрявшиеся в 90-е годы, были и основном нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о кор­поративных технологиях и системах работы с документами в рамках всей организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся тех­нологией изменяется структура трудозатрат, появляются новые виды работ (например, использование электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизирован­ной системы и т. д.) Однако в итоге существенно снижаются суммар­ные трудозатраты организации на передачу документа на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу.

Источники:
mosadvokat.org, kievbusinesscentre.com.ua, www.neologica.ru, studopedia.net

Следующие статьи:


Правила составления договоров.

С договорами сталкивались все. Но не каждый умеет составить договор правильно. Предлагаем узнать как правильно составить договор. Подробнее...