Главная Вопрос-ответ

Автоматизация договорного документооборота


Собравшись изготавливать важный документ, следует расслабившись разложить процесс на три частей. Они не точно будут написаны в такой же последовательности. Перед всем необходимо сформулировать к чему вы требуете в результате, после найдите основания. Это могут быть обычаи, порядки, законы. Начало очень важная часть, который оставляет отпечаток. Также постарайтесь выяснить какому должностному лицу адресован будущий просительный документ и кто на самом деле должен давать ответ.

На сегодняшний день задача автоматизации юридического департамента в организации как среднего, так и крупного бизнеса является приоритетной. На данный момент существует несколько решений, оптимизирующие всевозможные сферы правовой работы на предприятии. Одним из них является нормативно правовая база, существующая в виде используемой информационной системы уже много лет.

К сожалению, договорная работа (одно из основных деятельностей юриста) очень часто ведется лишь в бумажном виде, или же автоматизируется какая-то незначительная часть посредством офисных приложений.

Нужно отметить, что договорной документооборот юридического подразделения имеет большие объемы и для удобства работы лучше всего использовать программное обеспечение, например 1с: Документооборот. Данный программный продукт позволяет обеспечить комплексную автоматизацию учета документов, ведение аналитических отчетов, взаимодействие сотрудников и многое другое.

Многие до сих пор сомневаются в возможности решения вопросов, связанных с организацией договорной деятельности, при помощи автоматизированных систем. Считается, что использование информационных технологий на данный момент, это единственный выход. Однако, может пройти много времени от начала использования специального ПО и до достижения необходимого результата.

Большая часть юристов однозначно выступает за применение информационных технологий, осознавая все положительные стороны. Однако руководство компании не всегда готово принять такое решение. Причиной этому служат два основных фактора:



1. Приобретение специального программного обеспечения подразумевает определенные затраты. 2. После внедрения автоматизированной системы потребуется время на обучение персонала.

Автоматизация договорного документооборота

На сегодняшний день задача автоматизации юридического департамента в организации как среднего, так и крупного бизнеса является приоритетной. На данный момент существует несколько решений, оптимизирующие всевозможные сферы правовой работы на предприятии. Одним из них является нормативно правовая база, существующая в виде используемой информационной системы уже много лет.

К сожалению, договорная работа (одно из основных деятельностей юриста) очень часто ведется лишь в бумажном виде, или же автоматизируется какая-то незначительная часть посредством офисных приложений.

Нужно отметить, что договорной документооборот юридического подразделения имеет большие объемы и для удобства работы лучше всего использовать программное обеспечение, например 1с. Документооборот. Данный программный продукт позволяет обеспечить комплексную автоматизацию учета документов, ведение аналитических отчетов, взаимодействие сотрудников и многое другое.

Многие до сих пор сомневаются в возможности решения вопросов, связанных с организацией договорной деятельности, при помощи автоматизированных систем. Считается, что использование информационных технологий на данный момент, это единственный выход. Однако, может пройти много времени от начала использования специального ПО и до достижения необходимого результата.

Большая часть юристов однозначно выступает за применение информационных технологий, осознавая все положительные стороны. Однако руководство компании не всегда готово принять такое решение. Причиной этому служат два основных фактора:

1. Приобретение специального программного обеспечения подразумевает определенные затраты.

2. После внедрения автоматизированной системы потребуется время на обучение персонала.

Договорный документооборот

Главная | Решения | Договорный документооборот

РЕШЕНИЕ УЖЕ ОБЕСПЕЧИЛО НАШИМ КЛИЕНТАМ:

  • Упорядоченное и надежное хранение договорной документации в хранилище документов.
  • Реализацию полного цикла электронного документооборота, т.е. полного цикла обработки документов.
  • Предотвращение потерь документов.
  • Снижение затрат времени на работу с договорами.
  • Повышение прозрачности договорного документооборота.
  • Повышение уровня информационной безопасности.
  • Организация электронного документооборота договорной документации непосредственно связана с хозяйственной деятельностью предприятия и оказывает прямое влияние на скорость и точность принятия решений. «КОРУС Консалтинг» предлагает решение «Договорный документооборот», учитывающее все потребности организации в области автоматизации договорных процессов, внедрения электронного договорного документооборота.

    Решение «Договорный документооборот» автоматизирует работу со всеми типами договорных документов:

  • Преддоговорные документы (коммерческие предложения, конкурсная (тендерная) документация и т.п.);
  • Договорные документы (договоры, дополнительные соглашения и т.п.);
  • Производные документы и первичные учетные документы (счета, акты и т.п.).
  • В рамках проекта автоматизируются различные процессы договорного документооборота:

  • Подготовка и обработка преддоговорных документов для принятия решений о начале договорного процесса.
  • Подготовка и согласование проектов договоров, заключение договоров.
  • Документационное сопровождение исполнения договоров, ввод и обработка первичных финансовых и производных документов.
  • Внедрение электронного документооборота всегда происходит поэтапно: невозможно сразу автоматизировать все бизнес-процессы, связанные с документационным обеспечением компании. Автоматизация договорного документооборота – только один из этапов проекта по внедрению комплексного электронного документооборота. Иногда компания ограничивается автоматизацией ДДО, что обуславливается потребностями компании и отсутствием необходимости автоматизировать другие стороны корпоративного документооборота. Однако, в большинстве случаев, проект по созданию электронного договорного документооборота ознаменовывает начало долгого и кропотливого процесса по внедрению электронного документооборота, охватывающего и такие бизнес-процессы, как организационно-распорядительный документооборот, хранение документации, организация совместной работы и др.

    Управление договорами

    Вводная часть

    Договорной документооборот в большинстве организаций представляет собой слабо формализованный и не регламентированный процесс. Ситуация осложняется еще тем, что в работе на различных этапах участвуют сразу несколько лиц, в том числе и контрагенты Результатом не оптимальной работы с договорной документацией является повышение риска потери репутации организации, несвоевременное выполнение обязательств, возможная потеря клиентов, а как следствие снижение эффективности.

    Для правильной организации договорного документооборота требуется построение эффективной информационной системы электронного документооборота, что напрямую связано с хозяйственной деятельностью организации и оказывает непосредственное влияние на оперативность принятия точных решений.

    Наша компания предлагает готовое решение по автоматизации договорного документооборота организации DocsUp-CM, включающее в себя необходимый инструментарий и опыт решения всех задач в области управления договорной работой и связанных с ней процессов.

    Решение обеспечивает нашим клиентам:

  • единое хранилище договорной документации в упорядоченном виде с надежными механизмами от потери или удаления;
  • четкую регламентацию процессов обработки договорных документов и полный цикл электронного документооборота;
  • снижение временных и трудовых затрат на обработку договоров;
  • контролируемый доступ к договорной документации;
  • повышение прозрачности договорного документооборота организации.
  • Наибольший интерес наше решение представляет для сектора, отвечающего в компании за ведение договорной работы. Как правило, это правовое управление, которое выполняет ряд функций позволяющих предприятию вести успешную деятельность и быть экономически эффективной.

    Решение DocsUp обеспечивает поддержку основных функций правового управления, в том числе:

    Управление правовой базой компании:

  • актуализация нормативных документов компании;
  • ведение реестра доверенностей, контрагентов.
  • Хранение документации, возникающей вследствие договорного документооборота и работы с ней:

  • реестр договоров, регламентов, нормативной документации;
  • согласование и регистрация договоров;
  • контроль над исполнением договоров и выданных поручений по ним;
  • Претензионно-исковая работа:

  • подготовка и ведение материалов по взысканию дебиторской задолженности;
  • ответы на претензии, подготовка к участию в судебных заседаниях.
  • Описание решения

    В автоматизации договорного документооборота наше решение обеспечивает поддержку сквозного процесса договорной деятельности и обработки всех документов, возникающих в процессе контрактных взаимоотношений с контрагентами компании:

  • предконтрактная работа – коммерческие предложения, сметы, конкурсная документация и другая;
  • договорная документация – договоры, дополнительные соглашения;
  • производственные документы и первичные учетные документы (счеты, акты и т.п.)
  • Типовой процесс обработки договорной документации обеспечивает следующие функциональные возможности:

    ПРЕДКОНТРАКТНАЯ РАБОТА

    Перед появлением договора ведется работа, связанная с его заключением – предконтрактная работа. В этот процесс вовлечены несколько групп лиц это и руководители проекта, менеджеры по продажам и специалисты тендерного отдела. В процессе предконтрактной работы появляется документация напрямую связанная с договором: сметы, коммерческие предложения, различная тендерная документация, протоколы встреч и другие документы. В рамках решения «Договорной документооборот» система обеспечивает внесение, хранение и установку взаимосвязи этих документов с договором. При расширении системы обеспечивается возможность вести и параллельное согласование перечисленных документов с подключением к процессу участников предконтрактной работы: специалистов тендерного отдела, руководителей проектов, менеджеров по проектам и других.

    ДОГОВОРНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

    Создание документов в системе

    Внесение или создание нового договора и сопутствующих документов несколькими способами:

  • путем ручного ввода информации, используя офисные приложения;
  • путем правки типового шаблона договора, принятого в организации;
  • путем миграции договора или сопутствующего документа из сторонних информационных систем (ERP);
  • внесение уже готового документа со своей рабочей машины или электронной почты.
  • Согласование документа

    В типовом решении «Договорной документооборот» реализованы функции формирования маршрутов, для осуществления внутреннего согласования договорной документации, с поддержкой как четко регламентированных маршрутов, так и свободных, с ограничение по времени на каждого участника;

    Порядок согласования внутри подразделения позволяет организовать дополнительный процесс принятия окончательного решения согласующим лицом;

    Применение нескольких типов порядка согласования – параллельно и последовательно, позволяет создавать этапы согласования договорной документации по группам лиц;

    Все участники процесса вовремя информируются системой о процессе согласования, как по электронной почте, так и в самой системе;

    Коллективная разработка документа дает возможность вносить правки в содержание документа в процессе согласования, а также оставлять замечания и перепоручать задачи по документам другим сотрудникам.

    Окончательное утверждение документа

    Решение позволяет организовать подписание договора одним или несколькими лицами, ключевым в подписании договора и приданию его юридической значимости является подписание с элементами Электронно-Цифровой подписи.

    Версионность документов на всех стадиях позволяет ответственному лицу отследить правки и принять решение по нужной и правильной версии, что исключает возможность подписания не той версии договора.

    Регистрация договора

    Готовое решение позволяет вести регистрацию и учет договорной документации, обеспечивает ведение как регистрации внутри предприятия с автоматическим формированием регистрационного номера по заданному шаблону, так и присвоение регистрационного номера и даты договора от контрагента.

    Внесение электронного образа подлинника договора и передача его на хранение в ответственное подразделение.

    Исполнение договора

    Электронный документооборот договорной документации обеспечивает автоматическую рассылку документа заинтересованным лицам с момента поступления договора на исполнение, с установкой контрольных точек исполнения.

    Информация о процессе исполнения может быть передана в сторонние информационные системы: ERP, бухгалтерские учетные системы.

    В системе ведется автоматический контроль над исполнением договора.

    Контроль исполнения договора сопровождается:

  • рассылкой уведомлений всем участникам процесса: ответственным пользователям рассылаются уведомления о приближении или истечении поставленных на выполнение сроков установленных на каждый процесс жизненного цикла договора и заданными параметрами (например, о сроках согласования, исполнения, инициации завершения или продления договорных обязательств и т.д.);
  • построение сводной и аналитической отчетности: настройка отчетов любой сложности на основании заданных параметров документа. Для удобства контроля можно формировать отчеты о «проблемных» договорах, срок обработки которых приближается или истек. Для оценки эффективности работы отдельных сотрудников используются статистические отчеты по показателям эффективности деятельности.
  • СОПУТСТВУЮЩАЯ ДОГОВОРАМ ДОКУМЕНТАЦИЯ

    Установка связи между документами договорного документооборота

    В процессе работы с договором возникает огромное количество сопутствующей документации, такой как – акты, счета-фактуры, накладные, сметы, протоколы и другие, для структурированности и формализации может устанавливаться взаимосвязь между всеми документами, построение структуры документов по каждому контрагенту позволяет отслеживать все изменения при продлении договора или его закрытии наличием соответствующих актов.

    Источники:
    mosadvokat.org, ecm.korusconsulting.ru, cdocs.ru

    Следующие статьи:


    Как составляется договор

    Вы знаете что должно быть в договоре, узнайте как правильно все это изложить. Подробнее...