Ситуация, когда требуют быстро написать обращение, возникает довольно часто. И, вместе с тем, безотлагательность настолько большая, что от этого зависит качество жизни и бизнеса. В такой ситуации можно выбрать два варианта. Поехать к юристу, который изготовит документ как надо.
Либо взять хороший бланк на сайте и заполнить соответствующие данные в нужные разделы. Каждый из этих способов имеет как минусы так и плюсы. В варианте с адвокатом Вы будете вынуждены заплатить. Цена зависит от сложности документа.
В случае, если Вы захотите написать документ своими руками отдавать деньги не придется. Но не будет гарантии, что документы будут составлены правильно. Надеемся приведенный бланк поможет в решении сложностей.
Внесение изменений в документацию организации в случае перемены фамилии работником
1. Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) - не обязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю об изменении своих персональных данных.
Образец заявления об изменении фамилии см. в приложении 1.
К примеру, работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения форму ПУ-1 в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования[1] (далее - Правила персонифицированного учета). Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).
К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащие заверенные копии работник предъявляет нанимателю.
2. Издание приказа об изменении фамилии работника в учетных документах. Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель и дата выдачи в нем стоит уже другая.
К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, т.к. изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.
Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу. Образец приказа об изменении фамилии см. в приложении 2.
Согласно абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника. А в соответствии с п. 3.5.14 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[2] копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение кличному листку по учету кадров.
В данном случае должны применяться положения Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, т.к. в случае коллизии между нормативными правовыми актами, обладающими равной юридической силой, и если ни один из них не противоречит акту с более высокой юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее (ч. 2 ст. 71 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями).
3. Внесение изменений в учетные и иные официальные документы организации и в трудовую книжку работника:
3.1. трудовая книжка. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем Может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.
3.2. документы личного дела. Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, в дополнение к личному листку по учету кадров вносится запись об изменении фамилии, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
3.3. личная карточка работника (ранее - формы Т-2). Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в том числе и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ведения и заполнения данной карточки определяет наниматель.
3.4. трудовой договор. Среди обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь).
На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника.
Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (имя, отчество) не является обязательным условием трудового договора (а представляет собой сведения, т.е. нет предмета договоренности), поэтому нет необходимости в заключении дополнительного соглашения при ее изменении.
Однако во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре - старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения в трудовой договор.
3.5. страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4). При смене фамилии работника следует произвести замену страхового свидетельства согласно гл. 6 Правил персонифицированного учета.
Прошу изменить в учетных и иных официальных документах фамилию «Иванова» на фамилию «Бычкова» в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о заключении брака от 14.05.2009 1ВН № 1111111 прилагаю.
Программист Подпись И.И.Иванова
Визы
Примечание. В подписи заявления необходимо указывать прежнюю фамилию, поскольку работником организации является Иванова, а не Бычкова.
Приложение 2
Образец приказа об изменении фамилии
Общество с ограниченной ответственностью «РодникПлюс»
Изменить в учетных и иных официальных документах ООО «РодникПлюс» и в трудовой книжке работника фамилию программиста отдела технического обеспечения Ивановой Ирины Игоревны на фамилию Бычкова с 02.06.2009.
Основание: 1. Заявление Ивановой И.И. от 02.06.2009.
2. Свидетельство о заключении брака от 14.05.2009 1ВН № 1111111, выданное отделом загса Администрации Ленинского района г. Минска.
Примечание. Часто на практике можно встретить следующую формулировку приказа об изменении фамилии: «Иванову О.И., бухгалтера отдела бухгалтерского учета и отчетности, в связи со сменой фамилии при заключении брака с 05.01.2009 считать Петровой О.И.». Изменение фамилии гражданина (работника) уполномочены осуществлять органы загса, суда (при расторжении брака), а наниматель только вносит изменения в документы.
Поэтому формулировка в приказе должна быть примерно такой: «Изменить в учетных документах фамилию ...на ...». Неправильной также является формулировка о внесении изменений в персональные (учетно-биографические) данные. Изменять персональные (биографические) данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не нанимателя. Наниматель лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные (учетно-биографические) данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
[1] Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837 (в редакции постановления Совета Министров от 31 марта 2009 г. № 398).
[2] Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь утверждены решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.
Я знаю, как правильно оформить кадровые документы в связи с изменением фамилии работника
Полагаем, что аналогичные изменения также должны быть внесены в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию сотрудника и вписать новую, а затем заверить эту запись своей подписью и проставить дату (пример 6). На полях Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно сделать ссылку на документ, на основании которого внесены изменения.
Вносим изменения в личную карточку работника
Форма личной карточки работника (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1).
Изменения в личную карточку работника вносятся следующим образом: прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой и рядом или сверху (в зависимости от наличия свободного места) указать новую. Исправления заверяются подписью уполномоченного лица и указывается дата внесения изменений (п.
1 Указаний, утв. Постановлением № 1.).
Сведения о документах, на основании которых были изменены сведения о работнике (свидетельство о заключении брака и др.), могут быть записаны в разделе Х личной карточки работника «Дополнительные сведения» (пример 7).
Вносим изменения в другие кадровые и учетные документы
Персональные данные работника изменяются также в следующих документах:
• в лицевом счете по форме № Т-54 или № Т-54а (утв. Постановлением № 1);
• в графике отпусков по форме № Т-7 (утв. Постановлением № 1);
• в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13) (утв. Постановлением № 1);
• в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме № 1-НДФЛ (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583) либо по самостоятельно разработанной форме (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6);
• в карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов по форме, приведенной в совместном письме Пенсионного фонда РФ и ФСС России от 26.01.2010 № АД-30-24/691, от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П.
Изменения в эти документы вносятся аналогично изменениям в личной карточке работника, т. е.:
• если документация ведется в бумажном виде, то старые данные зачеркиваются и вписываются новые с соответствующей ссылкой и заверительной подписью сотрудника, ответственного за внесение изменений в документы;
• если используются электронные носители, то в программе просто заменяются персональные данные.
В случае, если фамилию сменил работник, являющийся материально ответственным лицом, также следует внести изменения в договоры о полной материальной ответственности и выдать новые доверенности.
Меняем документы
Однако есть ряд документов, в которые изменения вносить нельзя. В случае смены фамилии эти документы должны быть заменены.
Работодатель должен сообщать в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ об изменении сведений, указываемых в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Требование распространяется на всех работников (п. 2 ст.
9 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», далее - Закон № 27-ФЗ).
